年鉴资料搜集的缺陷和应对之策
点击数：37322012-09-30 00:00:00 来源: 腾龙公司客服中心-19908888867
内容提要:年鉴资料缺失多，而出版管理部门对入鉴资料没有明确的规定，评奖时没有把入鉴资料的多与少、缺与失作为标准之一，造成一些单位片面追求版式的豪华和校对的质量，使应该入鉴的资料漏失，为以后修志埋下隐患，违背了我们编辑年鉴的初衷。此种情况必须引起年鉴界同仁的关注。
关键词：年鉴质量；资料缺失；应对之策
在第二轮修志工作中，年鉴应该是入志资料的重要来源，但遗憾的是年鉴资料的缺失较多，年与年之间的资料缺乏连续性，部门与部门之间的资料有重复性，所以有修志人员叹苦说：二轮修志好在年鉴（许多资料可用），坏在年鉴（该有的资料没有）。这件事告诉我们年鉴要正确定位，年鉴不同于当地的媒体，是宣传政府的喉舌，它的第一作用是存史，是资料的逐年积累，第二作用才是资政和育人。资料是志书的生命，也是年鉴事业生存和发展的前提，年鉴编辑要把好资料入鉴关。上级主管部门和出版管理部门的质量评比活动，要把入鉴资料的丰富与否在考评的分值上加大力度，引导各地年鉴编辑部门重视资料的搜集。
一、资料缺失缺位的产生原因
资料搜集是年鉴部门的常规工作，许多编辑已经驾轻就熟，但是按照志书的要求，按照年鉴为今后续志积累资料的要求，现在年鉴中还有资料缺失。如果现在不引起重视，若干年后修志就麻烦了。年鉴编辑与修志工作的衔接，应该从现在抓起，为后人修志创造条件。
1.重要资料缺失。志书对入志内容有一条严格要求，就是横不缺项。凡是在本行政区域内的自然、政治、经济、文化等，都是被记述的对象，不能有缺项，否则就是不合格。即使有人认为要完全做到行不通，改为横不缺要项，但是要项缺失的还是较多。现在年鉴中容易缺失的资料有：党委中的干部任免、政府中的实事项目、建设中的重大工程、商业中的现代服务、规划中的地名管理、民政中的社区管理、社会生活中居民生活方式和质量、附录中的二次文献、人物中区域外的优秀人士等。造成年鉴资料缺失的原因：一是撰稿员新，不熟悉路径。年鉴的撰稿员队伍变化大，每年有新人加入，这些同志刚接触年鉴，对年鉴的基本知识还不懂，对年鉴编辑的感情还没有建立起来。因为这种原因造成资料缺失的较多，主要靠编辑的辅导和提醒加以弥补。二是撰稿员弱，搜集不到其他部门的资料。我们确定的撰稿员一般是办公室或者研究室人员，他们写报告或者搞研究行，但要协调本机关、本系统各单位，把重要的资料搜全搜齐，是需要一定资历和综合协调能力才能做到的。比如经济口、建设口、农业口等基层单位有许多，要搜集到全面而系统的资料确实有一定的困难。三是撰稿员懒，没有把为年鉴提供资料作为自己的本职工作，而是应付差事，匆忙完成任务，有的上交一份年度工作总结让编辑来选择。四是把关不严，造成年鉴资料的缺失。综合年鉴的审核有一定程序，但是实践证明，基层领导审核一般都比较马虎，上级机关和出版社的审查也没有对志书那样严格，同时年鉴的编辑出版周期短，有的年鉴还与当地的媒体争宠，要求在最短的时间内与读者见面，因而造成资料不全。
2.供稿单位缺位。综合年鉴的编纂是按照区域内的行政系统来组稿的，政府管得着的，就能请他们提供资料，政府管不着的就无能为力，这是全国各地的通病。哪个编辑部能够突破这个难题，哪个地区年鉴的资料就全面。无法联系或者联系困难的单位和群体有：一是新设的机构，如开发区、社区、院校等，各地的机构变化大，每年有所变化，如果不及时增减撰稿单位，就有可能丢失某方面的资料。二是无隶属关系的单位，如金融部门、中央和省属单位、国有企业、大专院校、部队等，这些单位在这个区域工作、生产和生活，但是因为与编辑部无隶属关系，不能强令，只有通过协商来征集资料。三是新的学会、协会等民间组织，譬如海外联谊会、关心下一代协会、志愿者协会、收藏、集邮、骑游、游泳等组织发展迅猛，是一个地区人民生活的重要组成部分，但是这种资料在志书和年鉴中都很少有反映。四是无法联系的时尚一族，如车友会、宠友、网球俱乐部、老年书画社、企业家沙龙、单身俱乐部、亲子俱乐部等，这些新生事物也在我们身边，已经成为人们生活的重要内容，但志书和年鉴都难以搜集到资料。五是无法统计准确的群体，如工商个体户、外来农民工等，他们就生活在我们身边，为这个城市创造了繁荣，增添了生机，论他们的贡献应把他们载入史册，但翻一下各地的年鉴，能够做到记全记实的年鉴很少。
二、拓宽资料搜集渠道的应对之策
按理说，只要发生在本行政区域内的事情，这方面资料是能够搜集到的，有些地区和个别年鉴也做到了。现在搜集资料渠道不畅的原因，主要还是行政体制的约束和编辑陈旧的观念造成的，要改变这种状况，就要从组稿方式上动脑筋。
1.变年终征稿为平时集稿。年鉴编纂的一般规律，十一二月份开会布置征稿任务，三四月份截稿，五六月份编辑，七八月份校核，九十月份出版。也就是说，组织稿源的时间集中在两个月左右。对于编辑而言，一年内最忙的只有四五个月，有足够的时间用于调查研究和搜集资料，拓宽资料搜集的面。这些资料包括文件、简报、总结、报告等。平时对这些上报的资料进行分类加工保管，到年度布置任务时，编辑认为重要的内容提醒撰稿员报上来，编辑也可以从这些文件、简报中直接编辑成条目。对编辑流程进行改革，由年终一次性征稿，变为平时积累资料，编辑要对自己分工的栏目内容做到胸中有数，这样如果基层撰稿员上报的资料有缺漏就能及时地被发现。请各部门、各系统与栏目编辑对应上报文件、简报等资料，应该作为年鉴工作的制度确定下来。
2.变书面上报为电子供稿。传统的年鉴稿件上报方式已经落后，现在完全可以从政务网、局域网、因特网上报稿件，用电子供稿的方式可以提高年鉴编辑的速度和效益。这个要求对编辑提出了必须会电脑操作，至少在编辑部要有几个会电脑的年轻人才行。时代进入了信息化，年鉴工作应该跟上这个步伐。年鉴编辑不仅要在网上接收来稿，同时要在网上编辑、网上征求意见，也可以在网上发现入鉴的资料。现在多数政府部门有自己的网站，有的内容十分丰富，编辑应该从他们的网上发现资料，运用资料，使我们年鉴的内容越来越精彩。
3.变无偿征稿为有偿征集。有些民生方面的资料通过行政渠道无法搞到，但这些资料又十分重要，我们必须改变传统的征稿方式，对这些与政府无隶属关系的团体和协会以及个人，采取有偿征集的方法搜集资料。譬如工商个体户的资料，可以通过工商局下属的个私协会提供；外来农民工的资料，可以通过政法委下属的外来人口管理办公室、公安局的户政科、劳动局的综合保险部门征集；民间收藏、艺术家沙龙等资料，可以通过民政局下属的社团管理局去组织征集；暂时无对应的部门或者组织，如车友会、宠物会等时尚组织，可以邀请特约撰稿员提供资料，也可以用发包的形式请社会友人供稿。这种杂志社能够做到的办法，年鉴也可以采用，关键是有人和出钱。物色到合适的特约撰稿员有难度，但如果年鉴在一个地区有知名度，还是有人写的。有偿征集是必要的，人家与年鉴没有撰稿的义务，他们付出了劳动应该得到回报。
4.变上下级关系为朋友关系。年鉴编辑部门在一个地区是无大权力的冷线部门，但是在征集资料的过程中也有架子，朝南坐的派头还存在，下不了基层上不了门，靠电话指挥征稿的现象普遍存在。有红头文件、有条例规定，一些部门和单位有义务提供资料，但是他们提供多少资料，文件和规定上没有那么详细，所以材料多不多，资料全不全，决定权还在各部门和各单位。年鉴编辑人员与基层撰稿员和分管领导交朋友很重要，许多用红头文件解决不了的问题，通过人缘地缘顺利地解决了，这样的例子不胜枚举。你放下架子，虚心请教，不耻下问，必定能够感动撰稿员和分管领导，少一些硬邦邦的电话训导，多一些面对面的指导；少一些居高临下式的部署，多一些研讨协商式的沟通；少一些大会部署，多一些小组活动；少一些电话联系，多一些上门拜访。建立朋友型的编辑和撰稿员队伍，对于提高年鉴编辑水平十分重要。多下基层调查研究也应该列入编辑部人员考核的内容之一，把它作为一项制度确定下来。
三、编辑在资料缺失上负有重大责任
高素质的编辑一看到撰稿员的来稿就知道缺什么，低水平的编辑分不清稿子的优劣，拿到篮子里的都是菜，撰稿员报什么，他编什么。撰稿员报得多，他就编得多，报得少，他就编得少。所以提高编辑的业务水平是编撰出高质量年鉴的关键。
1.在查找资料缺失上下工夫。撰稿员上报的条目是否缺漏重要内容，是否捡了芝麻丢了西瓜，栏目编辑的审查十分重要，可以从四个路径去查找缺失的资料：一是从年度大事记中找，大事记中有的内容，条目中应该有反映。二是从党委、政府的工作报告与条目的对比中找，两个报告多数年鉴都作为特载入书，每个编辑人员都要认真学习，把年度的中心工作、重点工作、特色工作在年鉴中加以重点反映。三是从历年年鉴的资料中找，为保持资料的连续性，重要资料每年都要有，如果往年有的资料今年没有就是缺漏。四是从各地优质的年鉴对比中找，各地年鉴特别是连年得奖的年鉴是编辑学习的典范，从他们好的资料中发现自己的不足。
2.在图文和文表的结合上下工夫。条目是年鉴的血肉，当然十分重要，但是图、照片、数据、表格也是不可缺少的资料，编辑也要下工夫搜集。一图胜千言，好的图片和表格，不仅可以活跃版面，而且可以增添丰富的资料。如果编辑不注意搜集，基层撰稿员往往就会遗漏不报。应该把条目、图片、表格作为同等重要的资料要求基层上报。
3.在搜集二次文献和相关资料上下工夫。年鉴最根本的任务就是保存资料，有的条目在记述年度工作时有纵向对比的资料，或者有横向对比的内容，编辑可以作为相关信息附在条目之后。有些专业部门的规划、统计调查、专业报告等，资料不可多得，可以选优录用。
4.在调查研究和采编结合上下工夫。年鉴编辑的一个通病，调查研究能力弱，编人家写的稿子行，自己写东西的水平一般。要克服这个问题，在编辑部内部提出要求，规定要采编结合，每年应该有一定数量条目来自编辑的采写。要勇于跨出这一步，向有些知名度高的报刊记者学习，在采访工作中培养编辑的综合协调能力。
5.在综述、概况和条目标题的提炼上下工夫。多数年鉴存在三个问题，即综述不述、概况不概、条目不精，要解决这个问题的责任在编辑，编辑的水平决定了年鉴的品位。综述和概况这种条目希望撰稿员写好是不太可能的，编辑应该承担起这个归纳总结提炼的任务，既要综全又要述准，述出特色和亮点来。条目的标题就是文章的眼睛，眼睛不亮，再好的条目内容也没有人喜欢看，做好条目标题应该作为编辑下苦功的一个努力方向。
