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年鉴和方志要着力编制好主题索引
——在江苏省年鉴培训班上报告

点击数:35222012-09-30 00:00:00 来源: 中国年鉴网

内容提要:索引是查检知识、收集资料、读书治学的利器,是现代学术研究的基本工具,亦是年鉴、方志质量一个重要指标。当前,在中国无论是年鉴界,还是方志界高质量的索引(主题索引)罕见,严重地影响了年鉴、方志的质量和实用性。

关键词:年鉴索引;索引三要素;索引质量评价体系


编制好主题索引是年鉴和方志现代化的一个重要标志。1978年改革开放后,笔者见到一些外文书籍(包括社科类、科技类专业图书),不但前面有目录供人们阅读和查检,后面还有各种主题索引,人们阅读和查检非常方便。这是发达国家图书现代化的一个重要标志。有的附有人物索引,标出人名(标目项),还有说明项、出处项,介绍人物的生卒年、身份、成就、著作,俨然成为一本与该书相关的人物小辞典、不但对阅读该书提供了方便,还使读者十分便捷地增长了有关人物的知识。有的附有书刊索引,介绍书籍的出版年份、作者(或主编)、出版地点和单位,甚至有内容提要;介绍刊物的主编、创办单位和时间等,成为一本与此书相关的书刊小辞典,不但为阅读此书提供了方便,还增长了读者有关书刊的知识。国外书籍对索引非常重视,不但在工具书、专业书、资料书后做有索引,而且索引的规模相当大,标引相当深。例如,英国牛津大学出版社19541978年出版的A  History  of  Technology(中译名《技术史》)前7卷,每卷正文后都附人物索引,且多标出人物的生卒年、定性语及其在正文中的页码。包括Hammurabi(汉穆拉比),标明“约公元前1750年,亚述国王”,第12卷共有7个出处页码;Herodotus(希罗多德),标明“约公元前484~前425年,希腊历史学家”,第123卷共有30个出处页码;Pliny the Elder(老普林尼),标明“公元23/2479年,罗马作家”,第123卷共有59个出处页码;WattJames(瓦特),标明“1736~1819年,工程师”,第34567卷共有43个出处页码;EdisonThomas Alva(爱迪生),标明“18471931年,发明家”,第4567卷共有24个出处页码①。20世纪80年代初,因大百科工作需要和科研工作需要,笔者对索引问题特别重视,至今约30年。笔者写过这方面文章②,也讲过课,至今国家新闻出版总署举办的全国编辑培训班,检索系统的课程都是笔者讲授的。笔者也想较系统地在年鉴界讲一下,江苏省方志办及所属的《江苏年鉴》编辑部给了这个机会,在座的大家给了这个机会。所以再忙笔者也要从北京赶来。

今天在座的年鉴界同仁都是属于方志系统的,方志界现正在开展第二轮修志工作,笔者也一直主张方志要编好索引,尤其是主题索引;也一直主张方志要引进参见。所以,笔者今天讲的题目分别是《年鉴和方志要着力编制好主题索引》、《年鉴和方志要大力引进参见形式》。索引课讲四个方面:一、从《大美百科全书》到《技术史》;二、索引的功能和类别;三、索引的要素及其质量评价;四、对江苏省九部年鉴索引的评价。然后再讲参见。

一、从《大美百科全书》到《技术史》

索引是查检知识、收集资料、读书治学的利器,是现代学术研究的一个基本工具。有学者说:“它能够为普天下做学问的人节省下数不清的宝贵光阴,是每一个学者无言的得力助手”③。欧美国家对索引工作极为重视,19世纪英国国会议员提议,凡无索引的书籍,概不予版权登记,并处以罚金。到20世纪50年代,不但工具书有多种索引,而且许多专业书、资料书都做出了各种索引,前述的《技术史》即是其中的代表;索引也从简式发展为复式,即成为有系统的、多层次索引体系,既便于读者查检,又便于读者系统阅读,这方面的代表是《大美百科全书》。我们已进入到了信息时代,文献资料激增,要在信息的大洋中获取你所需要的有效信息愈来愈困难。如何化解这个矛盾?化解这个矛盾的办法已历史地落到了“索引”这个工具身上。在信息时代,要想以最快速度、最准确地获取自己所需要的信息资料,必须求助于“索引”。索引成为了信息现代化不可或缺的工具。

1.《大美百科全书》主题索引

《大美百科全书》(下简称《美百》)的主题索引一直引领世界索引的潮流。《美百》不到6万个条目,却做出了约30万个索引条,而且在20世纪70年代就做出了一套复式索引,他们自己称是“相关互动索引”。

什么叫复式索引?即由多级索引标目形成一定知识体系的索引。它按阶梯排列,形成子母目关系,故在国外又称为阶梯索引。笔者认为还可称为立体索引,体现其立体性、系统性。《美百》索引标目有一级标目、二级标目、三级标目及至四级标目,各级标目之间又相互关联互动,从而使索引的知识系统化、网络化。例如,“美国”一级标目下有“人口”、“外交”、“地理”、“地质”、“自然资源”、“军事”、“政府与法律”、“宗教”、“社会与文化活动”、“科技”、“教育”、“产业”、“历史”等10多个二级标目;每个二级标目下又都有三级标目,有的还有四级标目。“地理”二级标目下有“山脉”、“沙漠”、“平原和高原”、“河流与瀑布”、“湖泊”、“岛屿与岬角”、“海湾与海峡”等三级标目,每一个三级标目下都有一组四级标目,现择其主要的标目如下(表1)④⑤。


《美百》美国地理知识索引(含三个级次的标目系统)


名称

卷次、页码

地理

20-29327-362

山脉

19-36227-371375

内华达山

24-537

卡茨基尔山脉

5-424

沃希托山脉

21-109

阿帕拉契亚山脉

2-65

阿拉斯加山脉

1-285

阿第伦达克山脉

1-89

冒纳罗亚火山

18-300

格林山脉

13-147

海岸山脉

7-24

麦金莱山

18-331

喀斯开山脉

5-339

落基山脉

23-372

河流与瀑布

20-29730327-371374

北红河

23-184

卡诺瓦河

16-188

尼加拉瀑布

20-196

尼加拉河

20-197

布里达里维尔瀑布

4-323

布拉河

12-335

田纳西河

26-332

皮迪河

21-381

昆布兰河

8-130

红河

23-183

俄亥俄河

20-500

哈得孙河

14-237

威斯康星河

29-148

科罗拉多河

7-143

哥伦比亚河

7-148

库特内河

16-365

格兰特河

3-324

密西西比河

19-155

密苏里河

19-167

第蒙河

8-414

普拉特河

22-189

黄石河

29-410

罗古河

23-384

【岛屿与岬角】

 

千岛群岛

26-470

外滩群岛

21-112

希尔顿前头岛

14-14

肯特岛

16-256

阿留申群岛

1-320

长岛

17-456

哈特拉斯角

13-406

科达克岛

16-358

马沙文雅岛

18-215

第索峰岛

19-356

楠塔基特岛

19-450

圣巴巴拉岛

24-163

德尔马瓦半岛

8-353

鳕角

5-231

【海湾与海峡】

 

阿拉斯加湾

1-284

阿伯马尔湾

1-292

巴拉塔里亚湾

3-130

乞沙比克湾

6-156

帕姆利科湾

19-463

长岛海峡

17-457

汉普顿锚地

13-347

普吉海峡

22-527

纳拉甘西特湾

19-463

墨西哥湾

18-513

湖泊

20-29730327-371374

大盐湖

13-81

五大湖

13-78

伊利湖

10-207

休伦湖

14-344

安大略湖

21-11

米德湖

18-335

森林湖

16-471

索尔顿湖

24-122

密西根湖

19-26

乔治湖

12-191

芬格湖群

10-546

犹他湖

28-1

塔霍湖

26-162

奥基乔比湖

20-507

苏必略湖

26-25




这个主题索引,“美国”一级标目下共有二、三、四级标目约2340个,即系统介绍了有关美国的2340个知识点。它不但有助读者查检,更方便读者系统阅读,且便于相关互动。如,想了解美国的山脉全面情况可查“山脉”条及其一组群子条;欲得知美国河流、瀑布的全面情况,可查阅“河流与瀑布”条及其一组群子条。这个主题索引,具有系统阅读和系统查检的功能。

2.《技术史》索引卷的遭遇

《技术史》一套共8卷,这是当时世界上仅有的两大套科学技术史之一(另一套是李约瑟主编的《中国科学技术史》)。英国牛津大学出版社出版,从1954年一直出到1984年,整整30年。全书192章,约800万字。每章都由该领域的权威专家撰稿,内容翔实,配有3000多幅珍贵的历史地图、照片和手绘图。其中,20世纪50年代出版5卷,70年代出版2卷,1984年出版索引卷(表2)。

《技术史》8卷卷名和出版年份


卷数

卷名

出版年份

远古至古代帝国衰落(史前至公元前500年左右)

1954

地中海文明与中世纪(约公元前700年至约公元1500年)

1956

文艺复兴至工业革命(约1500年至约1750年)

1957

工业革命(约1750年至约1850年)

1958

19世纪下半叶(约1850年至约1900年)

1958

20世纪(约1900年至约1950年)(上部)

1978

20世纪(约1900年至约1950年)(下部)

1978

索引

1984

《技术史》是专业书,不是工具书,在我国20世纪50年代不可能配制索引,就是21世纪初的现代中国的专业书有几部在书末附有索引的,这是影响专业书走向世界和发行的一个重要因素;更不用说除书末附有索引外,还专门去做一本主题索引卷。而英国牛津大学出版社的《技术史》在20世纪50年代出版的5卷、70年代出版的2卷,每卷后面都附人物索引。其中,第1卷有171个人物索引,第2卷有364个人物索引,第3卷有851个人物索引,第4卷有1227个人物索引,第5卷有1175个人物索引,第6卷有497个人物索引,第7卷有815个人物索引,合计全书共有约5100条人物索引(不同卷中同一个人物的重复索引未去)。而且,人物索引中多有说明项,介绍人物生卒年、国别、身份等;出处项也多,如前述的老普里尼条有59个出处页码,瓦特条有43个出处页码,反映出索引中的知识内容相当丰富。按理牛津大学出版社完全可以不再专编索引卷,但他们为适应信息时代的要求,满足读者的需求,于20世纪80年代初又专门抽调高水平的编辑(一般水平的编辑很难胜任此类工作)编制一部通贯全书的主题索引卷,篇幅达百余万字。它不但增加了《技术史》检索渠道,便于读者查检,更便于读者系统阅读和系统查检此书;而且,它重新梳理全书知识,形成一个与目录完全不同的、以知识主题为核心的该套书的一个新知识体系。这个知识体系在横向上交代与这个知识点相关知识的页码,在纵向上介绍与这个知识点相关的长达千年、万年,及至数十万年的知识,从而使该套书的知识形成另外一个新的系统,成为网络化知识体系。例如“火”(fire)的 索引条(标目)下有一系列的出处,包括第一卷第143页讲到人类最早使用火的证据是出自北京猿人遗址(约距今50万年,20世纪80年代后期发现距今175万年南非一处古人类用火遗址,为人类最早用火的遗址⑥);在145151页讲到旧石器晚期和新石器早期人类发明“敲凿取火”、“擦木取火”(包括“锯木取火”、“犁木取火”、“钻木取火”),以后又发明机械火钻、点火活塞;153~155页叙述发明火把、蜡烛、各种盛装灯油和灯芯的灯具(油灯)。讲到古希腊人、拜占庭人发明和使用烟火武器,中国人发明黑火药和火箭(第2卷第268292页);1617世纪制造各种火炮等火器(第3卷第249254页);18世纪末发明煤气灯(第4卷第179187页);19世纪上半叶发明火柴,70年代爱迪生等发明电灯泡(第5卷第148151174页);到1945年发明原子弹,在日本爆炸(第6卷第161168页)。把全书有关“火”的分散在各卷的知识串了起来,加以系统化,实现真正的相关互动。

这个主题索引卷是一个再创造,把人类技术知识以主题知识形式从纵向上和横向上串了起来,非常有价值。可是在我们国家此卷受到了冷遇。此套书的翻译从1986年启动,中间遇到很多挫折,出版不了(个别卷有出版的),直到2001年上海科技教育出版社救活了这套在人类历史上有重大价值图书的中译本。该社投入了大笔资金、人力、物力于2004年出版此套中文版图书。但他们囿于中国的出版环境、出版理念,仅出版了前面7卷,第8卷索引卷不出版,当初他们与牛津大学出版社签订的出版合同也是出版前面7卷。而像笔者这样的专业人员,最需要的正是第8卷。中国的出版理念、出版环境还没有进入到真正全心全意地为读者着想的阶段,还处在以往的传统观念中:一般书籍供人们阅读,不做索引;工具书供人们查检,则做点索引,但没有去做更高级、更便捷的索引的理念,而且绝大多数编辑缺乏做更高级、更便捷索引的水平。中国的出版理念和环境,没有想到一般书籍尤其是专业类、资料性图书,读者需要阅读时如何能够更加便捷,需要查检时亦可查检;工具书,读者需要查阅时如何能够更加简练有效,想系统阅读时亦能系统阅读。笔者自20世纪90年代末以来一直说中国的索引编制落后了发达国家至少30年,呼吁改变这种落后局面。然而,10多年过去了这种落后局面可以说丝毫没有改观。

二、索引的功能和类别

1.什么是索引

《现代汉语词典》:索引“把书刊中的项目或内容摘记下来,每条下标注出处页码,按一定次序排列,供人查阅的资料。也叫引得。”⑦

《出版词典》:索引“亦称‘引得’、‘通检’。一种指引读者查找图书、报刊资料中所包含或论述的字词、语句、主题、人名、地名、事件名称、编号和作者等的检索工具。”⑧

《辞海》:索引“旧称‘通检’或‘备检’,也指英文index音译为‘引得’。检寻图书资料的一种工具,将图书、报刊资料中的各种事物名称(如字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题名等)分别摘录,或加注释,记明出处页数,按字顺或分类排列,附在一书之后,或单独编辑成册。”⑨

《中国大百科全书·新闻出版》卷:“将书籍、杂志、词典等文献资料,根据一定的需要,把其中的有关事项(如字词、句子、人名、地名、作者、篇名等),按一定的检索法编排,供人查阅。这种检索工具即称为索引。”“汉语中的索引,即英文index一字的日文译文,为中国所承用。也称引得,即index的音译;有些书上又称为通检。索引一般放在有关著作的后面;分量较大、专题性较强,有时也独立成书。”⑩

上述四家的论述详略不同,但基本观点是一致的,即索引是一种查检工具,查检图书、报刊中知识或资料的工具。

2.索引的功能

在工具书、资料书、专业书中它是十分重要的,是查检和阅读工具书、资料书、专业书不可或缺的工具。如果把工具书、资料书、专业书比喻为一个知识库,索引则是打开这个知识库的钥匙。笔者在20世纪90年代初写的一篇文章说,上天要有路,入地要有门,索引就是登上知识天堂的路,就是进入知识海洋的门 。一般来说,一部工具书、资料书、专业书主要检索系统有3套:目录、索引和参见系统。年鉴也是这样:目录,通过分类等形式反映和框定年鉴的内容;索引(指主题索引),通过年鉴的外部特征(一般指目录)和内文特征(指释文中的主题词)来指示年鉴内容,它深入目录无法深入的释文内部特征来指示年鉴内容,所指示的深度和广度都是目录无法与之相比的,而且高质量的索引能构建、指示年鉴知识和资料的另一套系统;参见系统,不但能减少重复,节省篇幅,还能构建年鉴内容各个主题、条目、栏目之间的关系,使之系统化、网络化。加上大事记、书眉、文摘三种辅助检索系统。其中,大事记为“纵”,目录为“横”;文摘为“点”,索引是“面”;参见成“网”,书眉成“线”,构成一个纵横交错、点面结合、网线互动的完备而高效的年鉴检索系统,为年鉴读者提供全方位的“路路通”的检索渠道,极大地增强年鉴的服务功能。中国自古有重视目录的传统,但一直忽视索引和参见系统,世纪老人、语言学家周有光(1905~)在1981年指出:“我国的旧书大都没有索引,索引的重要性一向没有得到充分注意,这是传播知识的一大障碍” ,年鉴是工具书,工具书的首要功能是供人查检的,查检就需要“通道”、“路径”,没有“通道”和“路径”或“通道”不畅和“路径”繁难的工具书是很难生存的。因此,编纂工具书的人,必然要懂得怎么编制索引。换一句话说,不懂得编制索引的人是没有资格编纂工具书的。笔者一贯主张,一本工具书的索引编得如何,应该是工具书质量检查的一个重要指标。一部工具书的正文编得再好,没有索引或索引编制质量很差,不给读者这个主要的“通道”和“路径” ,其总体质量是不能说好的。

中国年鉴界对编制索引的认识,经历了一个从不重视到开始重视的过程。据有关学者调查,20世纪90年代初,“在我国现在出版的500余种年鉴中,编制索引的2530家,仅占年鉴总数的5%” 。1994年底全国地方年鉴评奖,“收到78部各地年鉴”,“湖南、贵州、江苏、辽宁、哈尔滨、武汉、贵阳、武进、高邮、宝山、广东等10余种年鉴编制了索引”,比例约为14%:南京大学图书馆收藏(1996年)年鉴152种,有索引的20种,所占比例为132%20世纪90年代后期有人统计编制索引的年鉴为40%多。1999年底全国地方年鉴第二次评奖,在115种获奖的年鉴中编制有索引的年鉴约占50%2004年全国年鉴第三次评奖,已将“索引使用简捷方便”列入评奖的标准。也就是说,到了21世纪初年鉴要不要编制索引依然是一个重要问题,同时表明年鉴索引编制的规范和质量已提到议事日程。“据统计,目前国内出版的各类年鉴中,编制较为规范的书末索引的可能连20%都不到。有些全国性大型综合年鉴也不设索引;不少年鉴虽有索引,但编制却极不规范,且索引规模小,标引深度低”。因此,江苏省方志办及所属《江苏年鉴》编辑部举办这个培训班,专门请人要讲索引编制和参见问题,是很有战略眼光的。

在中国年鉴界,索引的编制一直是一个薄弱的环节。虽然,现在不少年鉴已编制有索引,但是真正认识到索引重要性的年鉴编辑人员并不多。我国的年鉴至今有相当大数量的年鉴没有索引;编制的年鉴索引普遍存在标引不规范、索引规模小、标引深度低等一系列问题,很大部分原因是我们年鉴编辑对索引的认识不到位,功夫不到家。所以,今天笔者要较系统地介绍一下索引的功能、索引质量的评价体系等问题,以促进我国年鉴的索引工作能够逐步地向前发展,走上规范化的轨道。

索引的功能如下:①供人们查检,这个功能是任何其他检索工具无法与之相比较的。目录也有供查检的功能,但分类目录对不熟悉内容分类的读者,查检是较困难的;再目录仅供人们查检条目标题,释文内含的主题知识和资料是检索不到的。所以,索引所能检索的信息量远大于目录,且要比分类目录便捷得多。②供人们系统阅读。前面已举实例说明工具书、专业书、资料书的主题索引具有全新条理知识和资料的功能,现在年鉴界普遍没有认识到这一点,功夫不到家,所做的主题索引普遍规模小,标引深度浅。③反查词目或条目的设置是否恰当,有无重大遗留。这个功能亦是年鉴界不太了解的,所以今天也要具体讲一下。如笔者查看《美百》“中国”一级标目下,就发现该书二级标目“文学”下的三级标目中缺漏“屈原”等条,二级标目“科技”下的三级标目中缺少“指南针”、“火药”等条。查阅全书正文,“屈原”有专条,“火药”有专条,条目说:屈原是中国“最早浪漫主义诗人”,“为中国诗拓展了新天地”等;漏做索引,不妥;说“最早的火药是黑火药,首先由中国人使用……后传入西方国家”,漏做此索引,亦不妥。指南针,全书没有条目,是一个重要漏缺,应补充此条目、此索引 。有一部工具书,做出两条“埃菲尔铁塔”的索引,在说明项中一个标明是1889年,一个标明是889年,许多人都知道埃菲尔铁塔是为纪念法国大革命100周年而建,  应是1889年,889年是错的,于是找到该索引出处条目为“纲结构”条,改正了条目中的错误年代;亦是此本工具书,《物种起源》一书索引做出两条,在说明项中都说是英国科学家达尔文所著,可年代标注不一,一是1859年,一是1959年,很显然后者是错的,于是改正了正文条目中年代的差错。④能帮助正文排除叙述不明、条理不清、水分太多等弊病,有利于提高年鉴的总体质量水平。

3.索引的类别

有很多类别。按其标目不同,分为词语索引、主题索引(内分专用主题索引和综合主题索引,专用主题索引有人名索引、地名索引、引文索引、篇目索引、作者索引,综合主题索引一般称为主题索引)等。按其载体形式区分,有书后索引、刊后索引、单卷索引、索引刊物等。按其编纂对象划分,有一书一刊索引,如《尚书通检》、《人民日报索引》等;群书群刊索引,如《二十五史人名索引》、《全国报刊索引》等。就工具书而言,主要根据汉字有音、形、意,索引的编排(包括目录的编排、工具书正文词目或条目的排序)由此引申产生音序、形序、意序三大类方法。下面笔者简述这三大类方法,并重点说一下主题索引。

①音序法,有汉拼法、韵目法、注音法。按音序编排的索引,称为音序索引。

a.汉拼法,即汉语拼音顺序法。1958年“汉语拼音方案”公布后,正文条目已有多家工具书按汉语拼音为序,《现代汉语词典》、《中国大百科全书》在这方面具有代表性。

b.韵目法,即韵目顺序法。汉语拼音方案公布以前,我国古代有以韵目为序的出版物。例如,明代编纂的中国最大一部类书《永乐大典》,是按《洪武正韵》的韵目排列的;清代康熙年间编辑的《佩文韵府》,是按韵目东、冬、江、支、微、鱼的次序编排的。现基本不用。

c.注音法,即注音字母顺序法或注音符号顺序法。主要有邮电式注音字母和威妥玛式注音字母,后称注音符号。1918年公布后,有以ㄅ、ㄆ、ㄇ、ㄈ为次序的索引。威妥玛式的注音字母顺序,台湾至今仍然在应用,例如《环华百科全书》(20卷,1982)全书正文按注音字母次序排列。现大陆基本不用。

②形序法,主要有部首法、笔画法、四角号码法等。形序法形成的索引,统称为形序索引或字顺索引。

a.部首法。最早的是东汉许慎《说文解字》的540部。中国文字由篆字到隶书到楷书,字的书写形式变了,部首也有变动,到清朝《康熙字典》是214部,并通行用至今。如《辞源》1979~1983年版仍用214部首法;《辞海》1936年版正文按214部首法排序,1979年及以后各版删去8部,并合6部,分立10部,新改10部,新增40部,正文按250部首法排序。19836月中国文字改革委员会和文化部出版局曾制定“汉字201部首表”草案,《汉语大词典》(1986~1993年版)正文排序大致用的是这个部首表。部首法先分部首,再按笔画由少到多的次序排列。

b.笔画法。不考虑部首,完全按一个字的笔画数目和笔形排列。如《辞海》正文前有一个“笔画索引”、《中国大百科全书》正文后有“条目笔画索引”等。

c.四角号码法,也是形序法。四角号码排检法创于20世纪20年代,一度颇为流行,近年再版的书有的就加上或用四角号码检字法。如《辞海》1989年及以的各版正文后附有“四角号码索引”、《十三经索引》(1983年版)。

③意序法。包括学科分类法(类序法)、地区分类法(地序法)、时序分类法(时序法)等。意序法形成的索引,称为意序索引,亦常以类序索引统称。

一般学科类工具书适用学科分类法,说得更广一点是用类序法。世界地理、外国历史、中国地理等类工具书适用地区分类法,《中国大百科全书(第一版)》的外国文学、世界地理、外国历史卷的分类目录是按洲、按国家、按地区分列的。许多人物词典常采用时序法,历史类辞书按朝代次序排列,《中国大百科全书(第一版)》各卷的人物条在分类后按出生年的次序排列,都是时序法;大事记一般也用时序法。我国年鉴的目录和正文大都用类序法编排。

一部工具书往往不能采取单一检索法,常以一种排列法为主,辅佐以其他检索手段。例如《江苏年鉴》目录和正文用的是类序法,主题索引用的是音序法;1989年版缩印本《辞海》,正文前有“辞海部首表”、“笔画查字表”,正文后有“汉语拼音索引”、“四角号码索引”、“词目外文索引”。其中部首法、笔画法、四角号码法都是形序索引或称字顺牵引,汉拼索引和外文索引都为音序索引。《中国大百科全书(第一版)》各学科的目录都用类序索引或称意序索引;正文编排和主题索引、条目外文索引都用的是音序法,按汉语拼音和外文音序编排;条目笔画索引用的是字顺法或叫形序法。以上5种为主要检索渠道,还有时序检索的大事记、音序检索的人名译名对照表、字序检索的参见系统等6种辅助检索渠道,构成一个“路路通”的检索渠道,方便读者 。笔者一直认为一部工具书只有一种检索渠道是不合格的,至少应是两种或三种,乃至更多。

④主题法,即主题索引,又称内容分析索引、内容索引。是工具书最为详尽的检索渠道,也是最重要的检索渠道。其主题词包括条目标题和释文中隐含的知识主题两个部分。隐含主题的索引,又称“索隐”。主题索引是工具书知识容量或资料容量的一个重要指标,是工具书内容质量的重要体现。分为两类:简式索引、复式索引(又称阶梯索引)。

a.简式索引。平面的、只有一级标目索引,中国目前工具书中采用最普遍的索引形式。我国大部分年鉴的索引是采用这种形式,《中国大百科全书(第一版)》各卷主题索引和总索引卷也是采用此种形式。这种形式是大量的,在中国还会长期存在下去,目前此种索引最大的问题是说明项缺乏、出处项太少,许多重要信息遗漏了,导致中国的索引普遍缺乏标引深度。国外这方面比我们做得好,前面说非工具书的专业书《技术史》,人物索引多有说明项,出处项有10多处、20处,乃至五六十处的。人家是非工具书,又是20世纪5070年代做的,而我们当今已是21世纪初,众多工具书(包括年鉴在内)所做的索引,索引的规模和深度还不如他们,这不值得我们反思吗?

b.复式索引。为多级标目构成一定体系的索引,《美百》等国际著名的综合性大百科全书在20世纪7080年代都已做出此类索引。编制它难度相当大,如前述的“火”的主题索引,须有专家型编辑才能做得出来。不然是分不清楚的,会杂乱无章的,也是最容易出问题的,工作量亦大。内行人或比较内行的人一看就知晓有没有漏标、错标、空标、泛标、重标。国外20世纪70年代已做出复式索引,而30多年后的2008年我们即将付印出版的《中国大百科全书(第二版)》还做不出复式索引,作为《中国大百科全书(第二版)》总设计师的笔者深感愧意和不安。

三、索引的要素和质量评价体系

1.索引的要素

索引有三要素:①标目项,即索引中最重要的成分——主题词,亦称标题项、标引词、索引主题词、索引词、索引条头等。一般包括两大方面的主题:一是年鉴的类目、分目、条目标题中的主题词,即目录中的主题词,在索引中应该排为黑体,表明它是条目,一般讲它的重要性超过其他索引主题词。二是隐含释文中的主题词,从释文中把有索引价值的主题词挑选出来作索引条,故又称“索隐”。所谓索引价值,是指该主题词或有知识内涵或有资料价值。也就是说,释文中的主题词很多,要找有知识内涵或资料价值的主题词作索引条;有知识内涵和资料价值的主题词,未挑选出来做索引条,这是漏标。这在当前年鉴编制的索引中是大量存在的。没有知识内涵和资料价值的主题词,则不做索引条;做了,也是索而无效,没有用处,浪费读者时间和精力,这是错标。这在一些年鉴的索引中也是存在的,有的还相当严重,即索而无效的主题词成批。空标是指索引的主题词或主题词意在相应的正文都没有,读者检索落空。泛标是指所标目的主题词本身是概念较泛的词,即专指性不强的词和词组,如年鉴索引中常出现的“概论”、“综述”、“培训”、“管理工作”等主题词,又没有说明项,没有专指性,很难检索。重标是指同一个主题词重复出现或出处页码重复出现,也包括不同出处页码反映的知识和资料是完全相同的,这些都会浪费读者的精力和时间。

②说明项,即索引中说明标目项的成分。又称注释项(一些书刊称之为副标题、修饰词等,内容上显然过窄)。它是索引标引深度的一个重要指标。说明项也有两种情况:一是标目项含义不够清晰或可能产生歧义的,用说明项说明或框住它,使标目项含义清晰或不产生歧义,例如《镇江年鉴》(2007)索引中有“财政收入(京口)”、“财政收入(丹徒)”、“财政收入(丹阳)”、“财政收入(句容)”、“财政收入(润州)”、“财政收入(扬中)” 。二是增强标目项的知识含量,即增加主题索引的信息量和价值。例如,前述《技术史》第123卷索引中的希罗多德,说明项标明“约公元前484~425年,希腊历史学家” 。这是反映索引标引深度的重要方面。现在中国无论是年鉴的索引,还是其他工具书索引,包括《中国大百科全书》(虽然人物索引中都有生卒年等内容)等在内,对说明项都不够重视,说明太少,导致至今中国索引标引缺乏深度。

③出处项,即索引的页码和分区。它既是读者快速查阅的工具,又是索引标引深度的一个指标。先讲页码,如果其索引条本身是条目的,则为主出处项,排在第一位置,且用黑体排印;其他出处为副出处项,排宋体。现中国的工具书,包括年鉴在内,出处项都少得可怜;少数有两个以上出处的,也不分主、副出处页。这就埋没了大量隐含知识或资料,导致索引的标引深度浅。再说分区,即每一页的分区,以便于读者快速检索。一般说分区要适中,太少不利于读者快速检索,太多也不利于读者快速查检。根据国内外经验:大16开本一页为两栏的,以分四区或六区为好;一页为三栏的,以分六区或九区为好。

出处项也要防止漏标、错标、空标、泛标和重标的问题。一般讲,出处项愈多,揭示年鉴释文内容含量愈丰富,提供的有效信息愈多(删去错标、空标、泛标、重标之后),则该年鉴的内容质量愈好,其索引标引的深度也愈深。

2.索引质量评介体系

大致有这么几项:

①索引类别。要求有多种索引渠道,做到路路通。

②索引规模。包括索引的覆盖面和索引的数量两个方面,应做到量大面全。这是解决或说是衡量查全率的重要指标。国际上,一般用索引比表示,即索引数/条目数的比值;有时也用索引页数/正文页数的比值表示,即占全书正文的比例数。后一种比值由于涉及正文用的字号与索引用的字号的差别,不是很准,故多用索引比来表示索引的规模。当今我国年鉴的索引规模普遍偏小,那么适中的索引比应该是多少,笔者做了一番调查研究:有人主张年鉴的索引比值在11~13之间 ;有人主张加大,索引比值在“15左右” 。笔者是主张适当加大的,因为许多年鉴做的索引量,都仅相当于条目数,做不出相当的规模,索引的价值便体现不出来,更说不上索引的标引深度。即没有一定的规模,不会有索引的效益,这是一。第二,《上海文化年鉴》的索引比值是为25;《山西年鉴》的索引比值也一直在20以上 ;安徽当涂县不是经济发达的县,他们认为“只要思路对头,方法得当,115的索引规模是完全不成问题的”;北大马张华教授提出年鉴索引比“应在接近2及以上” 。所以,笔者主张年鉴索引比至少应在15以上,高限笔者主张30(《中国百科年鉴》曾达到的40)。也就是说,笔者既不赞同年鉴的索引比太小,索引缺乏规模,影响有效信息的检索;也不主张无限制地扩大索引规模。索引过多过滥,也会影响有效信息的检索。关键是一定要做到规模适中,笔者认为年鉴索引比15~30是比较妥当的,使索引内容充实,查全率高。

③索引标引深度。包括有几级标目,一般讲标目级次多一点,且科学合理,则反映索引的标引深度愈深;说明项有没有,丰富不丰富?出处项丰富与否?一般说在不出现错标、空标、泛标、重标的情况下,说明项、出处项愈丰富,则反映索引的标引深度愈深。

④索引质量。包括标目项、说明项和出处项的质量,其三个要素有没有漏标,有多少;有没有错标,有多少;有没有泛标,有多少;有没有空标,有多少;有没有重标,有多少等。这些是衡量查准率的5个指标。索引质量还包括索引种类、索引规模、索引标引深度等内容。

四、对江苏省九种年鉴的评价

看了这九种年鉴既高兴又发愁。高兴的是它们代表了现阶段中国年鉴编纂的最高水平,也大致代表了现阶段中国主题索引的水平;发愁的是年鉴索引总体水平不高,严重影响了年鉴的质量、年鉴的实用性。

江苏省九种年鉴索引一览表

年鉴名

类别

规模

未覆盖面

级次(级)

分区

说明项

出处项(处)

索引比

江苏(省)

主题(含表)

14

2003

0.86(目录条目2339

专辑、人物、年度要闻、重要文献、统计资料、文件规模

2

九分

1

南京(市)

主题(含表)

14

1937

0.74(目录条目2603)

特载

1

三分

16

镇江(市)

主题(含表)

20

2665

1.51(目录条目1760)

彩页

1

三分

13

常州(市)

主题(含表)

13

1432

0.81(目录条目1762)

特载、彩页、书籍、统计资料

2

三分

16

徐州(市)

主题

3

350

0.14(目录条目2493

1

两分

1

江阴(县级市)

主题(含表)

13

1371

0.74(目录条目1857)

1

两分

14

张家港(县级市)

主题(另有表、图索引)

10

1415

1.02(目录条目1385)

特载、专文、便民服务

1

三分

13

栖霞(区)

主题(含表、图)

15

1664

0.79(目录条目1760)

特载、组织机构、重要文件、统计资料、领导人名录、综录

2

三分

15

武进(区)

主题、人名、地名、书名和文件名

20

2330

1.32(目录条目1761

2

两分

15


1.优点显著

①无论省一级的《江苏年鉴》,省会市的《南京年鉴》,地级市的《镇江年鉴》、《常州年鉴》、《徐州年鉴》,县级市的《江阴年鉴》、《张家港年鉴》,以及市辖区的《栖霞年鉴》、《武进年鉴》,全部做了索引。而且全部是综合主题索引。《武进年鉴》除综合主题索引外,还有人名、地名、书名和文件名专用主题索引。这充分说明江苏省年鉴对主题索引重视。

②有一定的规模。绝大多数都在1000条以上,有3种年鉴即《江苏年鉴》、《镇江年鉴》、《武进年鉴》的主题索引在2000条以上。其中,《镇江年鉴》为地级市年鉴,主题索引达2600多条,索引比为1.51,是九种年鉴中索引数量最多、索引比最高的年鉴,下了工夫,而且有些索引编制得很有创造性;《武进年鉴》作为地级市下的一个区级年鉴,主题索引有2300多条,索引比为1.32也是不容易的。

③多种年鉴在级次上进行了探索。《江苏年鉴》、《常州年鉴》、《栖霞年鉴》、《武进年鉴》都出现了少量二级层次,即索引的子母条。

④都进行了分区,如《江苏年鉴》进行了九分。

⑤有的年鉴配置了一些说明项,如《镇江年鉴》、《栖霞年鉴》。

⑥出处项有些已不限于一处。如《南京年鉴》、《常州年鉴》最多给出6个出处,《栖霞年鉴》、《武进年鉴》最多配有5个出处。

2.主要问题

①规模普遍偏小。从索引比可以看出:多数年鉴的索引比在1.0以下,即说多数年鉴的索引条数比目录条数少,其中《徐州年鉴》仅为0.14,这样索引规模基本上丧失了索引的功能。9种年鉴中,规模最大的《镇江年鉴》,其索引比为1.51,按笔者调查研究后提出的规模适中的索引比为1.5~3.0,也是刚达到低限。

②标引深度普遍太浅。表现为说明项稀少,仅《镇江年鉴》、《栖霞年鉴》有极少量索引条有说明项;出处项单薄,绝大多数索引只有一个出处页,三四个出处页的很少,五六个出处页是个别的。

③普遍不够规范。如分区普遍是两分或三分,欠规范;把ab分区字母说成是拉丁文,不对,ab是英文;把出处页码写成“附见页码”、“参见页码”等,欠妥。

④索引中没有参见(详见下一课《年鉴和方志要引进参见》)。

这次时间匆忙,索引的查准率笔者没来得及反查。

3.改进意见

①扩大索引规模。这是当务之急,唯有增加索引规模提高索引比,才能体现出索引的价值。

②覆盖面要加宽。特载、专文、重要文献、统计资料、文件法规、组织机构,领导人名录……以至彩图,都是很重要的,其重要性不在正文条目之下,应该纳入主题索引的范围。这里我要特别强调一下图照,我们江苏省年鉴不少把图题也编进了主题索引或单独作索引,这是非常好的,也是必要的。因为我们正在进入读图时代,图照应成为全书内容的有机组成部分。过去我们年鉴初创,登载不少广告性图片,图照的内容游离于正文之外。广告性图片不是不能登,但随着我们年鉴的发展,图照即使是广告图也应成为全书内容的一个有机组成部分。也就是说,过去许多图照是广告商说了算,这种局面要改观,要慢慢转变为我们编辑部为主,与全书有关的内容相融合。所以,应该也必须把图照纳入主题索引的范围。

③分区可以研究一下。根据现有中国年鉴的版面情况,笔者比较趋向两栏的划四区或六区,三栏的划六区或九区。《江苏年鉴》的九区划分是方便读者的,比其他年鉴两分或三分的好。但是每一栏都用上、中、上表示,太复杂了,变成a上、a中、a下、b上、b中、b下、c上、c中、c下九区,中英文混写版面也不好看。建议按国内外通例,全部用字母替代,一个字母代表一个区,为abcd……节省了字数,版面也好看。同时建议在索引体例说明中,附上这么一个分区示意图。这些都是中外已有工具书的通例做法。

④说明项要加强。九部年鉴主题索引的说明项普遍太少,已有的极少量的说明项其内容太单薄。应该指出有些标目不加说明项是不妥的,如“重要会议”、“主要工作”……这样的标目项,离开了说明项,是没有检索价值的。

⑤出处项要增多。出处项首先要正确,是一处不去标为二处,是二处不去标为三处。从挖掘知识量、资料量角度,出处项要增多。特别是志书,其容量比年鉴丰富得多。如有条目,其索引词要排黑体,以与其他隐含的主题词(索引词)相区分。如有条目的索引词(标目项)其后出现多个出处项,要分主出处页(排为黑体)、副出处页(排为宋体),便于读者查检。

⑥级次问题可继续探索。前面已述主题索引有一个再创造、再组合的功能。例如《江苏年鉴》有一个索引条“两岸交流”(第624页),能不能把621页的2条(“第二届海峡两岸楚文化研讨会”、“第三届海峡两岸信息技术标准论坛”),622页的5条(“国民党新竹市党部代表团访苏州”、“海峡两岸港口经济发展高层论坛”、“海峡两岸纪念甲骨文南京发掘七十周年研讨会”、“海峡两岸经济发展新趋势研讨会”、“海峡两岸上市公司合作与发展高峰论坛”),624页的1条(“李源潮会见连战”),6283条(“台商子女锦绣江苏夏令营”、“台湾客商关注扬州经贸旅游节”、“台湾南投县妇女联合会参访团访问常州”),629页的1条(“无锡市委与国民党台东县党部交流”)等放至下面,形成一个“两岸交流”的资料组群。该组群中的多个条目要按类区分编排,形成一组阶梯状的索引标目。这有助于读者了解江苏省该年(2007年)“两岸交流”的全貌,也为两岸关系研究提供了快捷全面的资料,省却了他们从《江苏年鉴》全书中去寻找“两岸关系”资料的时间。这样的索引,对读者更有益,亦更受读者的欢迎。

最后,笔者借用20世纪90年代初,日本学者太田征曾批评中国的工具书讲过的两句话:“真切地希望有关人士能深刻地认识到工具书、专业书附索引的重要性”,“未来时代是不会欢迎没有索引的工具书和专业书的”  ;笔者再加一句话,“未来时代也不会欢迎缺乏好索引的工具书和专业书的”。笔者也要借用20世纪末福建省龙岩市方志办翁伟副编审的一句话“缺乏索引的年鉴是不完整的年鉴” ,并加上三句话:“缺乏索引的志书是不完整的志书;”“缺乏好索引的年鉴不可能是优秀的年鉴;”“缺乏好索引的志书不可能是优秀的志书”。

参考文献:

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⑥《中国大百科全书(第二版)》,第10卷第397~398页,中国大百科全书出版社,2009

⑦《现代汉语词典》(第5版),第1311页,商务印书馆,2006

⑧《出版词典》,第121页,上海辞书出版社,1992

⑨《辞海》1999年三卷本,第397页,上海辞书出版社,1999

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