《栖霞年鉴》不断改进和完善年鉴编纂质量保障体系
点击数：48292010-05-27 00:00:00 来源: 年鉴网
内容提要:本文从抓住源头、精心组稿，分线作战、分层把关进行总纂，注重细节、精心雕琢文稿，严审严核、降低差错率，总结经验、制定成规范等五个方面，较为详细地阐述了《栖霞年鉴》在组稿、总纂汇编、校审、印装等环节的具体编纂工作流程，并在此基础上形成了保证年鉴质量的一项长效机制，即年鉴编纂质量保障体系。
衡量一部年鉴的良窳妍媸，区分一部年鉴的文野高下，关键的因素就在于其自身的质量如何。质量是年鉴的生命线，同样，它也是维系年鉴事业可持续健康发展的生存线。《栖霞年鉴》自2003年创刊以来，我们一以贯之地坚持以“出精品良鉴”的要求为悬剑，在框架设计、条目编写、彩页制作、版面安排以及审核校对、印刷装帧乃至检索手段等各个环节上刻意求精，在实际运作中，不断建立和完善了一整套年鉴编纂质量保障体系和工作流程，并获益良多。
一、抓住源头，精心组稿，确保年鉴质量有一个坚实的基础
“问渠哪得清如许，为有源头活水来。”就年鉴编纂而言，其源头就是各承编单位提供的稿件。没有这些稿件，编纂年鉴就会成为无源之水、无本之木，而这些稿件如果质量不高，整部年鉴的质量也就失去了依托和基础。要保证年鉴的编纂质量，第一位的工作就是下功夫组织稿件，从源头抓起。这是一个要诀。
按照年鉴编纂工作流程，每年一、二月份，我们便开始新一卷年鉴的组稿工作。组稿工作按以下几个步骤进行。
⒈ 调整框架结构。我们坚持“上下结合”的做法和“凸现特色、大体稳定、与时俱进、勇于创新”的原则，适时完成新一卷年鉴框架结构调整工作。具体做法是，先在主任、主编、执行主编、执行副主编参加的主编人员会议上，确定框架调整的原则和重点，由一名执行副主编执笔修订，提出初稿；再经全体主编人员审定修改后，形成二稿；最后征求主笔意见，形成三稿，以此作为组稿以至年鉴编纂工作的施工蓝图。
⒉ 召开动员部署会议。动员部署会议一年一次，雷打不动。区领导对每年一次的年鉴工作会议特别重视，会议通知以区地方志编纂委员会名义拟定，由区政府办公室下发；近年，区内精简会议，常常是数会并开，而年鉴动员部署会议始终作为重要会议单独举行。参加会议的对象是各承编单位的领导和主笔。每次会议，区四套班子有关领导都能到会，并由区政府主要领导作动员讲话。会上，年鉴主编要着重总结上卷年鉴编纂工作的得失，对新一卷年鉴编纂工作提出努力方向；执行主编则侧重布置新一卷年鉴编纂工作任务，除对框架结构调整方案进行说明外，还要针对上年编纂工作的不足，就进一步提高年鉴质量提出要求。
⒊ 签订责任书。责任书由区地方志办公室负责制作，一般要耗用两个月时间，100多个参编部门分别制作，各不相同。责任书上载明具体承编单位应完成的各项工作任务和刚性要求，其中，主要是必须撰写的文稿，必须提供的文献资料和照片资料，必须完成的发行任务等，以及数量、质量、时限等等。责任书由分管区领导、各承编单位领导、区志办领导或年鉴主编以及各承编单位主笔分别签字盖章，实行双重责任制。我们签订责任书，绝不是走过场、搞形式，而是赋予具体、实在的内容，并且在编纂过程中进行严格的检查、督促和考核。组稿结束时，各单位报送的文稿、资料，我们要一一登记验收，记录在案。主编人员总纂阅稿时，随手记录各单位文稿、资料质量状况。成书后，我们还要依据责任书统计各部门文稿、资料录用情况。所有这些，均作为日后考评的依据，也是稿酬结算的凭据。
⒋ 开展学习培训。磨刀不误砍柴工。工欲善其事，必先利其器。组稿期间，开展业务学习和培训是一个不容忽视的重要环节，在这些方面，花再多的功夫都不为过，也不会白费。首先是主编人员的学习与提高，每年，通过交流收到的各地年鉴多达七八十部，我们都会认真研读，进行比对，特别是那些全国知名的精品良鉴，我们更是常年置于案头，经常翻阅。通过阅读，向各地同行学习好经验、好做法，择善而从，以其之长，补己之短；我们还经常阅读《中国地方志》、《年鉴信息与研究》、《江苏地方志》等权威杂志上刊登的有关年鉴编纂的理论研究与经验介绍的文章，从中汲取营养，受到启迪。其次是下狠心、出狠招，举办各种形式的业务培训班，不断提高撰稿人员业务水平。全体主笔参加的培训班，每年至少一次，除了进行一些专题的业务学习和培训外，我们还有选择的介绍全国各地年鉴编纂工作的新动态、新思路、新经验；每年，都有一些承编单位调换主笔。组织新任主笔参加岗前培训，系统学习年鉴编纂业务，也是我们每年必做的功课，这叫做“凡新必训”。我们要求各承编单位主笔尽可能稳定不变，非换不可的，一定要按三个必备条件选人，一是阅历丰富，熟悉部门情况，一定要在部门工作一年以上；二是有奉献精神，工作态度认真负责；三是要有一定的文笔功底。对于培训，我们有一个不成文的规定，不论什么培训，缺席者必须补课，做到一个不少，一个不漏。有时培训要经过5～6次才能完成。最后即使是只有一个人参加培训，我们也照样零距离、面对面进行系统授课。此外，我们还联系编纂工作实际，组织部分主笔参加专题研讨和工作交流，比如组织各街道主笔专题研讨“概况”的写法，形成格式化，大家觉得很实用。由于学习培训抓得紧、抓得实，编纂人员业务水平明显提高。2007年，我区三位编纂人员和主笔参加市志办组织的《地方志工作条例》和年鉴业务知识竞赛，一举夺得集体冠军和个人第一、第二、第四名的优异成绩。
⒌ 专题征稿会议。组稿期间，每年我们还花大气力，做好驻区单位的资料征集工作。2007年，我们向100多家驻区单位送发“邀请函”，分6个批次举行“依法征集《栖霞年鉴》文字、图片资料座谈会”，这100多家单位，包括驻区的工业企业、大专院校、军事单位、交通部门、医疗机构、体育场馆以及金融、宗教、旅游部门等。会上，我们宣讲《地方志工作条例》，并进行业务培训，要求各驻区单位按规定提供文稿和有关资料，效果还不错。当年，出席座谈会的驻区单位78家，其中近50家按要求送来条目文稿共298条、约10万字，照片213幅。
二、分线作战，分层把关，努力提升年鉴总纂质量
组稿工作结束，便进入总纂阶段。这一阶段，对于确保和提升年鉴质量，至关重要。多年来，我们坚持按照分线作战、统分结合、分层把关的方式进行总纂工作。实践证明，这是一个行之有效的方法。参与总纂的4位主编人员明确分工，分三个轮次进行磨改、汇编，要求各负其责，分段把守好质量关。两位年青的执行副主编担纲初编，各领受半数类目，负责处理文稿资料均在60万字以上。工作程序是：先阅稿（阅稿过程中要做简要笔记），对各个类目进行第一次筛选，删掉那些内容空洞、信息量不大、资料性不强、要素严重缺失的条目；再按“主题鲜明、记述精到，要素齐全、详略得当，结构严谨、层次清晰，语言贴切、简练平实，开门见山、直陈其事”五条标准，对可用条目逐个进行内容和文字方面的磨改，其中，有些条目改动较大，要与有关主笔共同进行，少数具有一定资料价值，但记述简单、要素不全的条目，则约请撰稿人面谈，提出修改意见，退回重新撰写，限期完成；最后，根据框架结构汇编成初稿。执行主编负责二轮编纂，审阅两位执行副主编完成的各个类目的总纂初稿，控制总篇幅，进行第二次筛选，并对条目内容和文字进行再加工，对结构进行适当调整，形成总纂二稿。主编则负责三轮编纂，守住年鉴总纂质量的最后一关，对总纂二稿进行再一次审查和语言文字再一次加工，最后定稿，送印务中心制作成送审稿。
总纂一般用时2～3个月，时间长短以确保质量为前提。总纂阶段，主编人员心无旁骛，戮力而为，务求年鉴的内在质量得到保证。
三、注重细节，精心雕琢，从细微处体现《栖霞年鉴》品位档次
细节决定成败。细节又很容易被忽略和忽视。我们的做法是把细节纳入工作过程，确定为工作程序，逐一解决细节问题。
在磨改条目文稿时，每年都要按照程序进行“改标题”、“补要素”、“删套话”等专项磨改。磨改标题时，对照目录，逐题推敲，发现“虚、空、大、偏、繁”等通病，均一一纠正；总纂汇编时，发现条目正文要素不全，有的缺时间或时间模糊（如“前不久”、“近日”之类），有的缺少数据或数据不精确（如“一批物资”、“投入数万元”、“近亿元”之类），凡此，都要通过各种办法，要求撰稿人逐一补齐，绝不放过，有时为补齐一个时间或数据要素，要连续咨询四五个甚至十几个当事人。
2006年，方志出版社责任编辑审校后指出，报送文稿中有不少标点、名称、量词用法不规范，于是我们专门组织人力，从头至尾进行拉网式查找，逐个订正，其中仅面积单位“亩”改为“公顷”或“平方米”这一项，就不下千余处。
图照编排，力求唯真、唯精、唯美，做到赏心悦目。卷首的公益图照和卷尾的专题图照，无论是照片的选择、说明文字的确定、版面的设计，还是板块的划分、位置的安排，都是主编与美工人员配合共同完成的。制作前，每一个页面都有设计草图，上面标明照片张数、摆放位置、画面大小、技术处理要求等等，样稿出来后，根据效果再反复修改，直到满意为止。随文插照，逐个类目编排设计，每张照片画面大小、摆放位置均根据文照搭配和补白需要，由主编和编务人员在电脑前共同裁定，确保每个类目单页开始、双页结束，全书匀称舒展，无一处“荒地”（留白），从而也加大了版面信息容量。
定稿付印前，对文稿中报告、文件、条目、图照、表格等各类资料所占篇幅都要进行一次较为精确的估算，确保一、二、三次文献所占比例分别达到10℅、30℅、60℅左右。
印刷装订阶段，全体主编人员分别到印刷和装订现场，深入车间，全程跟踪，比对色彩，检验效果，作出微调，对装订质量进行直接监督。此项工作，七年来从未有所间断。
四、严审严核，防疏防漏，力求将差错率降至最低限度
多年来，我们始终坚持“四审、五校”制度，从不懈怠，从不逾矩，从不打折扣，并在审校过程中，做到心“狠”、眼“毒”、手“辣”，千万百计消灭各种“硬伤”和“软伤”，力求把差错率降到最低。
“四审”：一审，是部门领导的初审，将送审书稿相关部分送交各承编单位领导审核，重点把好政治关、政策关和保密关，要求5日内审阅签字后返回区志办。二审，是区四套班子领导的复审，将送审稿分送至区委、区人大常委会、区政府、区政协全体领导审查，全面把关，一般在10日内返回区志办。起初，我们只要求几位主要领导复审，后来很多领导都很关注，都很热心，主动要求参加复审。2006年，区政府曾专门召开办公会，由所有区长集体审稿。从2007年起，区四套班子20多位领导，无一例外，全部参与年鉴送审稿的审读。这样做，虽然费时费力，压力加大，但从实际效果来看，是完全值得的。三审，是专门人员的专审，请区武装部、保密办、统计局等部门人员，用10天时间进行保密、数据等方面的专项审查，防止泄密和数据差错。四审，是出版单位专家的终审，根据上述“三审”反馈的意见，经过修改后报送出版社审定。有时，我们还邀请省、市志办有关领导、专家和其他方面的专家学者帮助我们审稿。
“五校”：一校，是各承编单位主笔的自校，每年我们都召开主笔会，将他们自己写的文稿，交由他们自己进行校核，重点把好内容资料和记述要素关。这样做，可以收到事半功倍的效果，而且有的软硬伤，是别人无法校出的。二校，是主编人员的复校，由主编人员分工，负责二次校核，重点把住政治思想、语言文字和版面格式关。三校，是专门人员的专校，每年聘请2位精于统计工作的专业退休老同志，专门校核全鉴的统计数据，把守数字关。四校，是全面总校，每年固定由4～6位有校对经验的同志担任总校，用较长时间（至少一个月），分组轮换，对文稿的记述内容、语言文字、标点符号、数字计量、版面格式、目录索引、插页图照等实行全面校核。五校，是编后的特校，这是我们多年坚持的独此一家的做法，收效是很显著的。特校，就是在年鉴出版发行后，请参与总校的人员分工负责，全面细致地进行校阅，“找碴儿”、“捉虱子”，并鼓励全体参编人员“回头看、找差错、查不足”，为后续各卷年鉴编纂提供借鉴。有人可能会认为，书都已出版了，白纸黑字，校出问题也于事无补。其实不然，多年坚持，必获大益。此谓“亡羊补牢，未为晚也”。
审校一般用时2个月。每一轮审校之后，均有专人负责整理和修改，确保审校出来的问题改得彻底，改得干净，使审校的成果得以充分落实。
五、总结经验，制定规范，不断形成完善的年鉴编纂质量保障体系
年鉴是一种具有特定规范要求的文献样式。在实践的基础上，总结并制定出完备的规范，是一项基础性工作。而且，对保证年鉴质量也将是一项长效机制。2007年，在总结过去五年年鉴编纂工作得失的基础上，我们编印了《年鉴编纂工作手册》一书，全区年鉴编纂工作人员人手一册，以解不时之需，以备不时之用，并以此推动我区年鉴编纂工作走上法制化、标准化、规范化、程序化轨道，逐步形成了具有栖霞特色的质量保障体系。“手册”共分四个部分。“条例法规”部分，收录《地方志工作条例》、《图书质量管理规定》、《图书编校差错认定细则》、《江苏省地方志行文规范》、《<栖霞年鉴>行文通则》等重要法规和规定；“编纂指南”部分，收录《年鉴编纂知识入门》、《<栖霞年鉴>条目编写规范》、《<栖霞年鉴>相关文稿、图片资料征集要求》、《报送<栖霞年鉴>文稿、图片资料注意事项》以及“编纂工作流程”、“框架设计”、“条目选题、选材和撰写”、“年鉴校审”等年鉴编纂业务知识；“参考资料”部分，收录《标点符号用法》、《第一批异形词整理表》、《数字用法规定》、《计量单位表》以及其它有关年鉴编校质量评价标准等方面资料；“专文选录”部分，收录一些著名专家有关年鉴编纂和创新方面的论述文章以及《栖霞年鉴》编纂工作总结等。其中，《<栖霞年鉴>行文通则》和《年鉴编纂知识入门》，是我们对年鉴编纂工作总的规范要求；《年鉴条目的选题、选材和撰写原则》、《<栖霞年鉴>条目编写规范》等，是专对条目编写提出的规范要求，其中，特别规定了各类条目的内容要素和记述文体，提出优秀条目的标准等；《<栖霞年鉴>相关文稿、图片资料征集要求》，是专对各类资料征集提出的规范要求，《〈栖霞年鉴〉报送文稿、图片资料注意事项》，要求各部门报送文稿和各类资料也要符合标准化、规范化，并强调所有文稿、图片资料都必须经过领导审阅签字后方可报送。其他，诸如框架设计、语言文字运用、文稿审校等方面，均提出了相应的规范要求。“手册”的编印成书，使年鉴编纂工作有规矩可循，有标准可依，不仅受到本区广大年鉴参编人员的喜爱和欢迎，而且在各兄弟区县同仁中也很抢手。
《栖霞年鉴》已经编纂出版七部。一份耕耘，一份收获。2003年卷创刊号参加中国版协、中国地方志指导小组以及南京市地方志办公室组织的综合年鉴质量评比，连中三元，分获特等奖。2009年，《栖霞年鉴（2008）》参加中国版协组织的第四届全国年鉴编纂出版质量评比，又以总分第一的成绩再次获得地州县区组特等奖，并囊括框架设计、条目编写、装帧设计三个单项特等奖，实现了“大满贯”。这是对《栖霞年鉴》编纂质量的肯定，同时也在客观上，对我们的年鉴编纂质量保障体系给出了检验。
年鉴编纂工作是一项承续性的事业。我们的目标是把《栖霞年鉴》打造成文化品牌。目标在前，刻意求精、求美、求好，提高年鉴的内在和外在质量，增加年鉴的审美情趣和影响力，这些努力，永远不应停歇，也永无止境。
【作者：南京市栖霞区地方志办公室】
