论年鉴的标准化
点击数：57032010-05-10 00:00:00 来源: 年鉴网
内容提要:纵观近年来有关年鉴的理论文章，有大量篇什关注年鉴的网络化和信息化，高调讨论年鉴数据库的建设，而对处于基础性工作的规范化、标准化很少论及。本文从年鉴的标准化对实现年鉴的信息化、提高年鉴的编纂质量、改进年鉴的编纂制度及对年鉴信息的数字化归档和开发利用的必要性入手，提出问题，分析问题，简要阐述解决的方法。
关键词：年鉴标准化；信息化；数字化
何谓标准？标准是指为在一定的范围内获得最佳秩序，对活动或其结果规定共同的和重复使用的规则、导则或特性的文件。标准的制定是以科学、技术和经验的综合成果为基础，以促进最佳社会效益为目的的。何谓标准化？标准化是指为在一定的范围内获得最佳秩序，对实际的或潜在的问题制定共同的和重复使用的规则的活动，它包括制定、发布及实施标准的过程。标准化的重要意义在于改进产品、过程和服务的适用性，促进技术合作。中国新闻出版行业的标准化起步较晚，2007年8月22日，中国新闻出版总署成立全国新闻出版信息标准化技术委员会，由此拉开中国新闻出版系统信息标准化的进程。作为新闻出版系统的年鉴杂志，没有理由徘徊在标准化之外，在标准化建设中，自当下定决心用最大气力最短时间，将目前困扰年鉴信息化工作的基础性、全局性、共通性及关键性标准规范制定出来，并认真组织实施，以推进年鉴系统的信息化建设。
一、年鉴标准化是年鉴信息化的基本要求
要谈年鉴的标准化，我们有必要先来认识一下年鉴的信息化。在胡锦涛总书记向党的十七大所作的工作报告中，推进信息化的思想贯穿全篇，成为报告的一个重要亮点，与之直接相关的表述共有十处之多。在十七大召开之前之后，当今社会也正是朝着信息化方向迈进，信息同能源、材料并列为当今世界三大资源。中国地方史志事业的发展，当然也包括年鉴事业的发展，应该朝着信息化方向发展。查阅许多有关年鉴的专业论文，有大量的文章都论及年鉴的信息化，却极少有文章谈到年鉴的标准化。有文章指出年鉴的发展应该经历标准化—数字化—网络化—资源化—集成化—产业化的发展轨迹，无疑具有很强烈的前瞻性。我认为把以上这一整套发展轨迹综合起来，就是年鉴的信息化。
所以，年鉴信息化是一个比较大的范畴，不能简单地等同于年鉴的数字化和网络化，更不能等同于电子书和网络出版。而年鉴的标准化是年鉴信息化发展的基础的基础工作。新闻出版总署副署长、全国新闻出版信息标准化技术委员会主任委员孙寿山在全国新闻出版信息标准化技术委员会成立大会暨第一次工作会议上也指出，“标准化工作是重要的技术基础性工作”。标准化，是现代化大生产的产物，特别是对于机械、化工、物流等领域或行业，没有标准化的基础，生产、加工、配套和交换几乎无法进行，无法使资源充分发挥其应有价值，从而导致大量资源流失、分散、无法整合利用、低水平重复建设等结果。年鉴的标准化同样如此。
年鉴为年度内一方之全书，涵盖经济政治、城市建设、社会生活的各个方面，其内容范围之广、信息量之大，为任何年度性资料书之最；也是参考、研究、编写专题书籍、地方史志的基础性资料来源，怎样编写一部体例完备、结构完整、内容充分、信息全面的年鉴，从根本上来说就是年鉴标准化的问题。只有做好年鉴标准化的工作，才能充分有效地利用好庞大的年鉴撰稿人网络，而不至于混乱无序；整合好量广面大的年鉴信息数据，而不至于分散流失；协调好繁杂的年鉴编辑流程，而不至于遗漏重复；才能充分有效地拆分、重组、开发、利用好年鉴信息，而不至于从头来过，重复建设；才能为年鉴的信息化铺平道路、打下基础。
二、年鉴标准化是提高编纂质量的需要
关于这一点，其实几乎所有的年鉴工作者一直都在做，只不过有的做得还不够细致，有的做的还不够合理。以《常州年鉴》为例，举例来说，年鉴篇目结构的设置、《常州年鉴》行为规范的修订这两件每年都要做的事情就是从基本的文字、内容、分类、结构等方面设定种种标准来约束整个年鉴的编纂，控制年鉴的编纂质量，从根本意义上讲就是年鉴标准化的工作。
譬如：在年鉴篇目结构的设置上，各民主党派的内容是划定为“民主党派、工商联”这个分目的条目还是副分目？根据“中国共产党领导的多党合作和政治协商制度是中华人民共和国的一项基本的政治制度”这一理论标准，各民主党派应该给予一定的地位，在年鉴中应该和工青妇三大群众团体一样作为副分目来处理，而很多年鉴仅仅作为条目“顺带”过去了，原因是内容少，单列副分目太单调；“非公有制经济、混合经济”这个类目与其他经济方面的类目中重复的地方该怎样协调？中国很多工厂和公司实体中本身具有国有经济的成分，然后部分承包给个人，部分与外商合资，甚至再辟一部分由外商独资，这种一个经济实体内多种经济成分并存的情况不在少数，若没有一个很好的编纂篇目结构标准来衡量，处理起来极为棘手；邮政的内容过去放在“交通、邮政”类目中，现在放在“信息化建设”类目，这种变化也是以一定的标准为依据的，过去是按照邮政的实现方式来归类，现在是按照邮政的本质属性来归类，体现了年鉴标准化对年鉴条目编纂的影响，2008年3月17日江苏省银监局正式核准中国邮政储蓄银行常州分行开业，邮政的条目编纂又该发生变化了。中国经济体制改革若干年至今已经进入关键期。今年两会上，温家宝总理再次强调要推进包括经济体制改革和政治体制改革的社会主义初级阶段两大任务、两大改革。我们年鉴标准化工作在这种纷纷扰扰、聚散离合的变化中做得还不够细致。对此，我们应该抓小放大，以年度小变化体现纵向大改革，以局部小改革体现面上大变化。
再譬如：《〈××年鉴〉行为规范》“名称”部分第二条规定“各种名称第一次出现时一律用全称”，并举例“中国共产党××市第八届委员会第十一次全体会议（以下简称市委八届十一次全会）”。若按照这样的规定，年鉴编纂将变得非常繁琐，内容将变得非常啰嗦，在“党政社团”类目中尤为明显：“市委书记”必须写成“中国共产党××市委员会书记（以下简称市委书记）”，“民革××市委”必须写成“中国国民党革命委员会××市委员会（以下简称民革××市委），若是年鉴条目记述的事件由几个民主党派共同参与的话，就更加啰嗦了。恕不见“十一届三中全会”没有哪篇文章还写成“中国共产党第十一届中央委员会第三次全体会议”，简明扼要、大家都懂即行。当然对于一些特殊简称，或者容易产生歧义的简称必当写明全称，如“市综合治理委员会预防青少年违法犯罪工作领导小组办公室”就不能简单简称为“预防办”。因此，对于一些普遍常用的耳熟能详的简称不必写明全称，若保守一点的话，可以在书前《编辑说明》或者《凡例》中列表说明。《〈××年鉴〉行为规范》“数字”部分的争议更多，如第六条“如果小数点后面就一位，并且是零，那么小数点和零可以去掉”，并举例“例如：增长2.0%可写作增长2%”。我认为不可，因为小数点后面的位数不仅仅是一个数值的含义，还表达了一个精度的含义，不要说小数点后面一位，就是两位，2.00%的零也是不能去掉的，2.01%约等于2.0%，而2.04%也约等于2%，2.01%与2.04%之间相差0.03%，如果记述的是地区生产总值，按照2007年常州市1881.28亿元来计算，0.03%的值等于5643.84万元，几千万元可不是一个小数目。中国语言文字发展几千年，形象有余精确不足，而我们年鉴标准化工作在这种随意性大、容易产生歧义的特征中把握得还不够合理。对此，我们应该抓大放小，抓住基本原则不纠缠于细枝末节，根据客观实际调整行文规范。
三、年鉴标准化是改进编纂制度的需要
凡是从事年鉴编纂工作的人都遇到过这样的问题：各单位上报的年鉴材料根本不符合要求，该记载的不记，大事要事挂一漏万；不该记的乱记，芝麻绿豆一把抓。一本年鉴是一方年度之全书，必须站在全局的角度把握年鉴条目的取舍，有些撰稿人干脆把部门单位的年度总结一字不差地上报了事；刚培训完一批年鉴撰稿人，没几天报上来的材料还是文不对题、要素不全，询问之下原来刚培训完的撰稿人因工作调动不干了。这些问题的原因主要来自年鉴目前的编纂体制和组稿方式。当今年鉴编纂大都采用官修的体制，且组稿上由各部委办局上报材料，年鉴部门组织人员编辑修改（即送审制）。由于秘书处或者办公室对本单位的年度工作最了解最清楚，因此具体编纂工作当仁不让地摊派到各部委办局秘书处或者办公室，《常州年鉴》（2009年版）撰稿人粗略估计95%以上来自以上两个部门。而秘书处和办公室的一大特点就是工作多而杂，且人员调动频繁。在这种编纂体制和组稿方式下产生三大问题：1.上报年鉴材料多从本单位角度选题，忽略全局；2.人员调动频繁，很难控制撰稿人撰稿质量；3.政府职能转变后，一些政府放手的非公有制经济、第三产业等部分无从入手。因此，我们必须改进年鉴的组稿方式，而对于年鉴编纂体制因为机构编制和经费来源等原因目前来说暂无良策。
针对上面三大问题我认为在年鉴的组稿方式上应该两条腿走路，即采用送审制和采编制相结合的方法，两种编纂制度相互借鉴、相互印证、相互补充。具体做法如下：仍由各部委办局办公室或者秘书处负责年鉴撰稿任务，上报年鉴材料；同时由各责任编辑对所负责的类目的大事要事进行采编，注重平时积累。
送审制条件下，因撰稿人员变动较大，较难控制，转为对年鉴上报材料内容的控制，即制定年鉴条目编纂标准。以带有问题普遍性的综合性条目——概述为例，概述到底该记些什么？《西安年鉴》编辑部主任崔义萍和《常德年鉴》副主编陈国华都有论述，我综合概括如下：全面性是概况条目的显著特点，全面性主要体现在内容要素齐全，资料完备，一般应包括4个方面：一是单位部门（行业系统）的基本情况，包括年末总人数、领导职数、党员人数及比例、不同文化程度人数及比例、不同技术职称人数及比例、不同年龄段的人数及比例，等等。基本情况的逐年录入，可以体现一个单位部门（行业系统）人员素质等情况发展变化的轨迹，是非常重要的信息资料；二是年度工作的主要措施、特点及其和上年相比产生明显变化的主要业务及相关工作指标，相关工作指标又包括法定上报数据和年度责任考核数据等；三是围绕中心工作、改革、社会热点难点问题以及撰稿单位认为有必要录入的反映单位部门（行业系统）明显变化的工作及相关数据（大特要事另立条目写）；四是获得的主要荣誉和存在的问题。陈国华还以他在政府办工作的经验，介绍了国务院办公厅收集各地地情资料的方法：他们把地情资料按若干项设计了一个标准格式，留下若干空格，只要真实、准确地把空填好就可以了。这种做法和我的想法不谋而合，我认为不光是年鉴的概述可以这么做，年鉴所有条目都可以如法炮制，年鉴条目就是“八股文”，我们要的是信息，举行会议该怎么写、开展活动该怎么写、产品获奖该怎么写、图书出版该怎么写、推行政策该怎么写、机构成立该怎么写、新闻人物该怎么写……很多方面都包含固定的信息要素，可以设计固定模式、套路作为行文标准来操作。
采编制条件下，人的因素为可控，以上问题就好处理了。标准化建设主要集中在制度的建设上，制定采编制的行文标准，包括标题、出处、主题词、作者，字体、字号、标点符号等，这项工作可以和各年鉴单位的网站栏目相挂钩，既丰富了网站的更新，也为年鉴编纂积累材料。
四、年鉴标准化是数字化和电子归档的需要
上文阐述采编制的时候已经提到了年鉴的数字化。年鉴条目是年鉴的最小单元，也是网络化的最小单元，更加是资源化、集成化、产业化的最小单元。因此年鉴的数字化，就是年鉴条目的数字化，不能囫囵吞枣、敷衍了事。一个很严重的误区就是把网页格式的电子版年鉴作为年鉴的标准电子格式来保存。网页格式的电子版年鉴，是以年度年鉴为单位，其中的数据、文档一般都已经加工处理，有的已经做成了一个个单一的小型数据库，今后在资源化、集成化道路上如何整合统一又是一个大问题，不建议做为数据库的标准数据源来保存。我们应该保存txt格式的纯文本文件、xls格式的表格文件、jpg格式的图像文件，便于今后在格式上的转换和信息内容的互联互通。孙寿山也指出，目前全国新闻出版系统存在的问题，“特别是上中下游之间信息不能共享、系统不能互联互通已成为制约信息化建设乃至新闻出版业健康有序发展的瓶颈。”“问题存在的主要原因，并不是在技术装备、软件技术以及信息系统架构设计方面，而是因为标准化的严重缺位。加快信息标准化进程，已成为推进新闻出版产业革命的战略要求。”对此我认为：一个标准的条目文件所包含的信息应该包括标题、来源、写作时间、主题词或关键字、正文和作者6个方面，同样也是六要素；在数字化的条目文件归档上应该做到书目、类目、分目、条目分别建立文件夹与条目文档对应建档保存。在条目数字化过程中创新地使用主题词或关键字法，主题词或关键字的提取参照《中国分类主题词表》，并提前到组稿和编辑阶段完成，关键字或主题词法的合理使用，为年鉴信息的电子归档、信息检索和二次利用打下基础。
电子归档前要做好几项工作。1.要注意及时收集，收集的时候要注意电子文件的格式。《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）在格式的保存上有明确规定：文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式；图片型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。2.要做好登记工作。必须制定统一的《电子文件登记表》，每份电子文件在收集的时候均应给予登记，《电子文件登记表》应与电子文件同时保存，电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子文件一同保存。3.要注意鉴定。一本年鉴从原稿到初稿再到终审稿、校对稿、终稿，期间多有变化，一般只保存终稿，如有必要时可以保存初稿备查，但必须分文件夹保存；还有一个必须鉴定的，就是终稿的完整性，一般的终稿不会有问题，但是电子文件在拷贝转移过程中，会有文件损坏的情况发生，因此在电子归档前必须对收集的终稿进行检查，以免保存到损坏的电子文件。电子归档推荐采用的载体为光盘，一般不建议使用U盘和硬盘，因为这类载体保存的数据容易被篡改，也容易受到损坏。实在有必要可以分别在光盘和硬盘U盘上保存两份。归档后的电子文件每隔四五年需要抽检一次，确保数据完好无损。
五、年鉴标准化是信息连贯性和综合开发利用的需要
年鉴信息缺乏年度连贯性已成为普遍问题。淄博市地方史志办公室王娟在《年鉴综合性条目规范化问题》中讲到，“如果想通过翻阅某一地方历年出版的年鉴，查找某个行业某个方面的历年基本数据，往往会发现，这个数据在有些年份的年鉴上有记载，有些年份则缺失，令人遗憾。这种问题带有相当大的普遍性。”无独有偶，上海市地方志办公室姚金祥在《论正确处理年鉴编纂的十二个关系》中也说到，“现在有的年鉴存在的问题之一就是各年度所编年鉴条目之间连贯性不够，今年讲的是这些要素，明年讲的是另外一些要素，相互之间可比性较差。”年鉴信息为什么要讲连贯性？众所周知，中国年鉴的由来，起源于中国新方志的编修。当年第一轮修志结束后，全国方志界感觉到有必要每年编辑一本地方资料全书，为今后续修方志打好基础。而地方志大部分内容在编纂体例上属于纪事本末体，从开始到结束，必须完整体现事物发展的脉络。年鉴信息的连贯性直接关系到续修方志的编纂。目前常州市年鉴信息缺乏连贯性的弊端，已经在常州市近年来编纂《常州改革开放志》的过程中初见端倪，这种弊端从根本上讲就是没有一个统一标准来制约的结果，随着年鉴编纂人员的变动、编纂认识的转移、编纂方案的不断翻新，年鉴信息缺乏连贯性是必然的结果，而年鉴标准化的建立在客观上杜绝了主观意识的影响。
随着年鉴的逐年出版，年鉴信息的价值越来越大。除了为地方志的续修保存资料，也在为地情资料库的建设和史志专题书的编纂做出贡献，充分挖掘年鉴信息价值，综合开发利用年鉴信息成为必然。但是年鉴是一方年度全书，几十本年鉴每本年鉴洋洋百万言，若没有一套标准来规范年鉴信息的编纂、整理、归档，势必对年鉴的开发利用带来困难，起不到应有的作用。要么信息检索挂一漏万，遍寻不着；要么信息内容四处缺漏，不成体系。
如何保证年鉴信息的连贯性，怎样开发利用年鉴信息，我认为首先要在年鉴信息编纂中将条目内容标准化。标准化是基础工作，年鉴条目是基本单元，只有在年鉴条目实现标准化编撰的基础上，才能真正实现年鉴信息的开发利用。第二步，我认为在年鉴信息整理中需将年鉴信息按照一定的规范和要求化整为零，以一个条目、一张照片作为信息单位，方便检索和利用。第三步，在年鉴信息整合中，尽快建立年鉴信息数据库，制定《年鉴信息数据库执行标准》。年鉴数据库系统的运行及数据资料的收集、分类、排序、储存严格按《标准》操作，以达到规范、标准、通用的要求。在此基础上就可以对年鉴数据库不断进行修正、扩充，增加视频和音频信息，增加特载和专文，增加原本年鉴没有的或者有但不详尽的信息；合并包括综合志、部门志、专业志、乡镇志在内的方志资料库，合并包括党史专题书、地情专题书、地方期刊杂志、理论专著、论文选编等在内的著作资料库，合并包括老照片、新闻照片、人物照片、城建照片、宣传图片、区划地图等在内的地方图片资料库。至此，一个大型的地情资料库逐渐成型了。以上种种，或缓或急，精心设计，而标准永远先行。
年鉴标准化涉及年鉴编纂的每个流程和环节：1.语体和文体，包括《凡例》、《年鉴缩略语、简称参考表》、《年鉴行文规范》等；2.体例和内容，包括《编辑说明》、《年鉴文字图表量化标准》、《年鉴条目标准格式及范文》等；3.结构和流转，包括《年鉴篇目结构》、《年鉴编纂制度及流程进度控制表》、《年鉴材料上报具体要求》、《年鉴采编制度》（附：年鉴信息筛选标准）等；4.整理、归档和开发，包括《年鉴电子文件归档登记表》、《年鉴电子归档要求及标准格式》、《年鉴信息库建设规划》、《年鉴信息数据库执行标准》等；5.参考标准包括《中国分类主题词表》、《电子文件归档与管理规范》等。当然，年鉴的标准化是一个动态的发展过程，是不断用新标准代替旧标准的过程，面对新形式、新内容、新问题，必须用科学发展的观念，实事求是地对待，任何形而上学的做法都是不可取的。
参考文献：
[1]王 娟，《年鉴综合性条目规范化问题》，《年鉴信息与研究》，2000年1期
[2]黄玉华，《谈年鉴光盘版与网络版的制作》，《广西地方志》，2002年第5 期
[3]崔义萍，《年鉴条目的选材和编写》，《年鉴信息与研究》，2004年第2期
[4]陈国华，《实施年鉴综合条目标准化格式初探》，《年鉴信息与研究》，2006年第4期
[5]孙寿山，《以标准化为突破口推进行业信息化建设》，《中国新闻出版报》，2007年8月27日
