论年鉴的检索性
点击数：45592010-09-24 00:00:00 来源: 年鉴网
内容提要:本文认为，年鉴是资料性工具书，工具性是年鉴的基本属性，年鉴的工具性主要表现为它的检索性，即内容资料富有检索意义，而且十分方便检索。文内较为详细地论述了年鉴检索性的基本内涵和要求以及增强年鉴检索性的主要方法。
关键词：年鉴；功能；工具性；检索性
年鉴是资料性工具书，工具性是年鉴的基本属性。工具性有广义和狭义之分。广义的工具性指工具书的有用性、实用性，即能够为读者提供可资利用的信息资料，能够满足读者的阅读检索需求；狭义的工具性指工具书的检索性、易检性，即内容资料值得检索、有人检索、容易检索。年鉴作为工具书的一个品种，也是备查考的实用工具；人们利用年鉴主要是为了求证、查找所需资料，而不像对报纸杂志或文艺作品那样从头到尾慢慢阅读或欣赏。因此，年鉴的工具性主要表现为它的检索性，即内容资料富有检索意义，而且十分方便检索。
一、检索性的基本内涵和要求
年鉴的检索性不但在于它能提供目录、索引等快速查找内容的便捷工具，而且在于它的信息资料通常都按最便于检索的方法编排。年鉴易检性的主要评价指标：一是基础框架科学合理，层次分明，系统性强；二是栏目标引规范、通用、简洁，条目标引除达到上述要求外，还应符合检索习惯；三是内容编排尽可能方便读者检索，例如以记述动态信息为主要内容的条目按分类法编排，大事记、专项年表按时序编排，条目编写有严格的内容要素规范和记述程序要求等；四是刊有详细目录，并配有主题索引（内容分析索引），索引量大于条目数。以上年鉴易检性的标准，实际上已经概括了年鉴检索性的全部内涵。其根本意义，是年鉴资料为读者阅读检索而选，为读者阅读检索而编；方便读者检索，是年鉴编纂不可忽视的功能性要求。
按照年鉴易检性的要求，年鉴从框架设计、栏目安排到内容编写各个环节，都要体现检索性，都要尽可能为读者检索提供方便。即不仅是检索工具制作人员在编制目录、索引时要有所认识、有所遵循，而且是所有的编纂人员在承担各个环节的编写工作时都要引起重视，并自觉遵循。
中国年鉴的检索性并非与生俱来，国内早年出版的年鉴（如20世纪30年代出版的《东北年鉴》、《上海年鉴》等）都没有索引，也没有实行条目化设计，检索性较差。20世纪80年代创办的一批地方年鉴虽然多数已实行条目化设计，但其中编制索引、建立健全检索系统的年鉴并水多见。这与中国缺乏现代检索意识，社会大众没有使用索引的习惯密切相关。随着1980年创刊的《中国百科年鉴》社会影响的不断扩大，这一局面才逐渐有了改变。该年鉴以其精当的内容、严谨的体例、完备的检索系统著称于世，并很快成为各种年鉴尤其是地方年鉴效法的样板。《中国百科年鉴》的检索性体现在如下几个方面：（1）设有详细目录，可按学科分类到所需内容；（2）正文按音序编排，可根据所知栏目直接翻查；（3）条目编写料为规范，条头易检性强；（4）设有内容分析索引，可从主题查到所需资料；（5）建有参见系统，可通过参见查到相关的信息资料。《中国百科年鉴》的示范效应，使年鉴界的检索意识得到提高，各种年鉴的检索系统开始逐渐建立并健全起来。然而，由于年鉴的检索性需要较强的专业功夫作保障，年鉴编写人员和读者检索意识的培养也需要假以时日。因此，直至今天，我们还吵能说多数年鉴已建有完善的检索系统，更不能说多数年鉴从框架到内容都具有较高的检索性。实践告诉我们：有了目录、索引并不等于建有完善的检索系统，有了相对完善的检索系统也并不等于全书具有较高的检索性。事实上，现在多数年鉴离易检性的要求尚有较大差距。为了提高年鉴的检索性，年鉴同仁还需作出艰辛的努力。
二、增强年鉴检索性的主要方法
为了增强年鉴的检索性，有必要在如下三个方面作出努力。
（一）框架设计要有利于检索
年鉴框架是其基本内容的结构系统。它既是年鉴内容选择和编排的基本依据，又是年鉴信息资料的依归之所。它既框定年鉴的内容，又明确信息资料的归属和层次。以框架为基础形成的目录，是年鉴内容检索的第一个入口。因此，框架设计必须有利于检索。首先，要注意内容资料的系统性。这就要把年鉴作为一个完整的系统工程来安排，对涉及的主要领域要有全方位的考虑，对所收的信息资料要作系统化的梳理；全书内容安排要经纬相通，既要有分门别类横向排列的主体内容，又要安排好按时序纵向编排大事记、专项年表、示意图等附属资料。年鉴的系统性还包括上下年卷基础框架的相对稳定性和连续性，这种稳定性和连续性有利于培养读者的检索习惯。因此，框架设计还应该注意上下年卷基本内容的相互衔接和大致对应。其次，要注意信息资料分类的科学性。信息资料分类通行的原则，是按资料的性质进行合理分类，即将信息资料以通行的分类体系为基础，按其内在联系或统一的逻辑规律分类归集，加以编排。例如，知识性年鉴参照《中国图书分类法》及其贯彻的知识体系进行分类，专业性年鉴参照各部门、行业、学科专用的分类体系进行分类，地方综合年鉴则参照《国民经济行业分类标准》对主要经济社会领域的信息资料进行分类。分类法强调信息资料的同类性及其从属关系，其长处是能够让读者触类旁通、循序渐进地阅读检索。例如，看到“政治”，便会联想到“军事”、“经济”、“产业”和“社会事业”；查到“第一产业”，便知下面会有“第二产业”、“第三产业”。此外，分类编排还应当遵循从全面到具体、从综合到专项、从重点到一般的原则，这些原则体现了人们的检索心理和检索习惯，贯彻这些原则也有利于增强年鉴的检索性。第三，栏目标引要采用规范、通用的标引词。规范是指符合国家标准或约定俗成，能够为社会大众所公认、熟知，比较容易想到，因而规范的标引有利于提高检索性。连想都想不到的词和词组，读者怎么知道去检索，怎么会有较高的检索性？显然不可能。要规范标引就不能生造名称和概念，不使用不规范的简称和缩略语，例如“党群工团”、“农林水”、“科教文卫”、“站场建设”、“申报更名”等。这类不规范的简称和缩略语，主题词隐匿，内容难以界定，会给读者检索造成麻烦。通用不能以一地方、一部门（行业）为标准，而是要社会通用、全国通用。因而太专的行业术语和完全地方化的简称，都不能用作标引词，如“网购”、“降消”、“纠风”和“三会一节”、“东博会”、“南博会”、“西交会”等。这类行话和地方化的简称，在特定地方、特定情况下，人们也许能够理解，但超出一定范围，人们便会完全不知所云，后人更加无法理喻，应尽量避免使用。
（二）内容编写尽可能为读者检索提供方便
1、适当改变一次文献的编辑方法。一次文献是指没有经过编选者深入加工的原始文件资料。所谓“原始性”，即原文照登，编者未刊一词。年鉴中的一次文献主要类型包括：法律、法规和行政规章，领导机关工作报告和公报文告，权威人士重要言论，有重要存查价值的学术论文和调研报告等。一次文献因其特有的权威性、重要性而富有检索意义，是年鉴不可不收的重要资料。但一次文献由于不便于压缩加工，篇幅长，检索性较差。当然，不便于压缩加工不等于不能编辑。如何通过一定的编辑手法提高一次文献的检索性，是值得探讨的一个问题。这里提出几点不成熟的意见，供大家参考：（1）对一些篇幅较大的重要文件、重要论文或调研报告，可在其前面编发内容提要，以方便读者阅读和检索。（2）对重要文件或调研报告中涉及的繁复数字，可将其设计为表格或示意图，随正文编发。表格、示意图能将繁复的数字条理化、明晰化，有利于检索。（3）对重要文件或报告中提出的目标任务、政策措施、警语警句之类的重要内容，可对其进行适当梳理、提炼、概括，形成开列式文字资料，另加色块衬底，随正文编发，以醒目方式提高其检索性。以上三点，既照顾到一次文献的完整性，又方便读者阅读检索，有条件的年鉴，不妨一试。
2、二次文献尽量采用最为方便读者检索的方法编排。二次文献 又称线索性文献，通常是在对一次文献进行深入加工的基础上形成。年鉴中的二次文献形式主要有文稿、名录、目录、索引、大事记、专项年表、解释性资料、统计表、示意图等。从方便检索的角度来考察年鉴中的二次文献，不难发现如下几种情形：一是有的二次文献本身就是检索工具，如目录和索引。二是有的二次文献主要是为方便读者检索而设计的，如名录、统计表、示意图、大事记、专项年表等，这些资料形式均具有化繁为简、方便检索的功能。三是有的二次文献只要稍作技术处理，也能为读者检索带来方便。如专项年表、书目和名录，在编排时尽量细分其类，并明显标引；统计表用彩色套印，表头和内项分别用色块分隔；某些特别重要的情况或数据，直接用开列式表达，等等。由于二次文献具有简约概括、内容直观、检索方便的优点，应在尽可能扩大其篇幅比例的同时，充分利用现代排版、印刷技术条件，扬其所长，为读者检索带来更多的方便。例如，已采用四色印刷的年鉴，完全有条件对统计表进行彩色套印，通过变色分隔表头和内项，以方便读者查阅。示意图也要充分运用四色效果，通过彩色线条和几何图形的变化，勾画事物的发展轨迹，为读者检索提供方便。
3、努力提高三次文献的检索性。目前，我国年鉴绝大多数都已实行条目化设计。在条目化年鉴中，三次文献的主要表现形式是条目。因此，提高三次文献的检索性也就主要是提高条目的检索性。
首先，必须坚持条目的选题规范，杜绝“死条”。无人问津或无法检索的条目谓之“死条”。“死条”属于无效信息，白白浪费版面，是条目编写的一大禁忌。“死条”的成因，主要是选题不当：一是收入检索性不强的非独立主题，如“问题与不足”、“队伍建设”、“项目论证”、“项目效益”等；二是收入存查价值不高或者说检索意义不大的资料主题，如“防洪准备工作”、“信访宣传”、“接待工作”、“会务工作”等；三是在不该设条的地方设了条，如在共青团的栏目里设立计划生育、幼儿教育的条目，等等。要杜绝“死条”，就要制订并坚持条目设条原则和标准，切实把好选题关。条目选题的一般原则，是从题材的社会价值和存查价值出发，择新择特，择大择要，求真求实，做到可查可用。具体标准虽然各家年鉴有所不同，但独立可检的大事要闻总会成为首选题材，基本情况、基本资料、基本现象（包括自然现象和社会现象）等也会成为必选题材。这里需要强调的是，条目选题应当以满足读者的检索需求为目的。而要满足读者的检索需求，就要从读者的检索愿望出发，按照读者对信息资料的关注程度考虑选题设目，尽量选收读者普遍关注、查检率相对较高的题材，将读者根本不关心、不感兴趣、不会查考的题材排除出去。同时，要注重条目的相对独立性，一个独立主题的某个侧面或层次，一般不要单独设条。复合主题则要分别设条，例如“小流域治理与农田水利工程”、“乡镇企业和汽车工业园”，这样的复合主题尽管有某种内存联系，但为方便读者检索，还是应该按独立主题分别设条。此外，还要尊重读者的检索心理和检索习惯，凡入选题材都应当让读者容易想得起来，并知道从什么地方查找。否则，最好的题材也是石沉大海的冗余信息。
其次，要有条目内容要素规范和记述程序要求，防止杂乱无章。为了能在有限的篇幅里高度密集有效信息和提高条目的检索性，必须从各家年鉴的实际出发，制订各类条目的内容要素规范和记述程序要求。例如，部门、行业概况条目一般规定：基本情况、年度主要业绩（包括完成的主要经济技术指标）、发展特点、存在的困难和问题。记事条目一般规定：事主、时间、地点、事情、原因和结果。人物条目一般规定：所在单位、职务、职称、性别（只注女性）、出生年月或生卒年月、籍贯、民族（只注少数民族）、主要学历、主要经历、主要业绩、获得的主要荣誉、主要社会兼职等。制订这样一些规范，既能保证条目核心资料相对完整，有效信息高度密集，又能防止写作的随意性，提高条目内容资料的检索性。有了条目内容要素规范和记述程序要求，作者好写，编者好编，读者好用，三方受益。问题是这些规范如何设计得切实可行，有了切实可行的规范之后又如何能贯彻始终？这就需要加强年鉴体例培训，不断提高编撰人员的年鉴意识，逐渐养成规范得体的编写习惯。
再次，规范条头标引，方便读者检索。条头即条目的标题，既是条目内容资料的聚焦点，也是读者检索资料、获取信息的路标。条头标引，应当采用通用的词和词组、独立的名称和概念、短语及短句，不采用冷僻、艰深的词汇和令人费解的缩略语，也不使用标语口号或推论式、铺垫式句子和因果复句。冷僻、艰深的词汇如：“创卫”、“LAS站”、“工情险情”等。令人费解的缩略语如：“一线两带”、“两基迎检”、“三所三队建设”、“四位一体”、“五沟整治”、“6433工程”等。标语口号如：“全心全意为职工办实事”、“努力改善山区教师工作生活条件”等。铺垫式句子和因果复句如：“多渠道集资，建成一所职业中学”；“加强制度建设，实现节能降耗目标”，等等。这类不恰当的标引，也会造成“死条”，因为它使读者如坠五里雾中，根本无法检索。规范标引的主要方法和要求：一是以事实和资料为依据，准确地概括主题；二是措词通用规范，不随意生造名称概念，尽量避免凑数文字；三是十分简洁，不随便多用一个可有可无的字和词；四是利于检索，尽量符合人们的检索心理和检索习惯，即注意突出中心词、关键词，尽量选用人们容易想起的主题词等。例如，“‘转作风 暖民心 促发展’领导干部作风建设主题教育活动”，标题冗长，中心词不突出，应该删去冠名套话，改为“领导干部作风建设主题教育活动”。又如“1234610农业和农村工作新思路”，中心词也不突出，应去掉凑数文字，直接标为“农业和农村工作新思路”。再如“联合上级人大常委会共同做好立法调研工作”，标题关键词隐匿，前有繁言，后有蛇足，应当掐头去尾，直接标为“人大立法调研”。还有“继续推广杂优水稻”，标题虽简短，但主题词不规范，也没有前置词，应改为“杂交水稻推广”，以利检索。
（三）努力完善年鉴的检索系统
作为资料性工具书，年鉴应具备完善、便捷的检索系统。检索系统是年鉴内容的组成部分。年鉴的检索系统，是使用检索语言对年鉴的内容特征进行描述，形成一定的检索方式，并提供一定的检索手段（工具）。这些手段（工具）主要是目录、索引和参见。
1、按照目录与索引的分工搞好目录设计。目录是通过分类和划分内容层次来反映年鉴的内容，并引导读者阅读检索。目录比较多见的是详细目录，而在每个大篇或部类的前面设置细目，实行目录的梯次化展开。多数年鉴之所以采用详细目录，是因为年鉴主要是供读者有目的地查阅，读者只有想了解某一领域、某一具体事物的情况和资料时，才会去翻阅年鉴，如果有就顺藤摸瓜，如果没有就作罢。所以，年鉴的目录只有比较详细，才能满足读者的需要。但是，目录也不是越详细越好。目录过细，好比大海捞针，也会加重读者的负担。在已编制索引的情况下，目录和索引其实是可以配套使用的，两者应当统筹安排。例如，在没有索引的情况下，目录详至条目及其附属资料（统计表、示意图、解释性资料、照片等，下同），这无可厚非，但有了索引之后，对条目附属资料的反映则完全可以由目录转移到索引。目前，在我国出版的年鉴中，目录过详、索引过简是一个相当突出的问题，其中的原因主要是没有对目录和索引的编制作出统筹安排，两者没有适当分工。那么，目录和索引如何分工呢？笔者以为，目录的任务主要是反映年鉴内容分类体系，可详至条目；而索引的任务除了反映条目及以上各个内容层次的主题外，还应当提示条目释文中隐含的主题及条目附属资料主题。索引对年鉴内容的提示程度应当高于目录、深于目录，也就是说年鉴的索引量应当大于目录数量，而不是相反。从所占篇幅看，目录和索引的篇幅以占全书总篇幅的8%～10%为宜，其中目录数量较少而版面稍宽松，索引数量较多而排版密度稍大，两者实际篇幅应大致相等，以各占4%～5%为宜。现在不少年鉴的目录过于详尽，版面又十分松散，所占篇幅大大超过索引，有的年鉴目录有30多页而索引仅有5～6页。这种不合理的现象应当引起重视，并采取措施加以调整。
2、努力提高索引质量。索引是通过信息资料的外表特征和内容特征来提示年鉴的内容，并按一定的规则编排，作为人们检索所需资料的掼或批示系统。年鉴的索引一般置于全书之后，并以主题材索引料为常见。主题索引是对全书主体内容进行主题分析的基础上编制，款目一般按汉语拼音字母音序排列，引人参见、互见编排方式，能起到重组资料、整合信息、方便检索的作用。一些成书规较大的年鉴除主题索引之外，还辑有内容分类索引，如插图索引、表格索引、人名索引、广告索引等，为读者利用年鉴提供了更多的方便。近年推出的各种电子版年鉴，一般都设有多种检索入口，提供多种检索工具，如树式目录检索、关键词检索、任意词不达意检索、模糊检索、联想检索等，大大丰富了年鉴的检索手段，并不能完全代替书本型年鉴内容分析索引的检索功能。因为后者专指性特强，能快速、准确地引导读者达到检索目的；而前者专指性太差，检索速度虽快，但准确性低欠佳，仍需读者浪里淘沙。
20世纪90年代，国内年鉴界就年鉴有无必要编制索引展开过讨论，讨论的结果是大大地促进了年鉴索引的编制工作，编有索引的省、市综合性年鉴由90年代的初的5%上升至90年代末的60%左右。电子版年鉴问世后，鉴于其特有的强大检索功能，也曾有人对是否有必要继续编制书本型年鉴的分析索引产生疑虑，但这并没有影响年鉴索引编制工作的发展。目前国内出版的年鉴，除一部分成书规模不大的地方专业年鉴和县级综合年鉴外，绝大多数的城市综合年鉴、省级综合年鉴以及全国性的综合年鉴、专业年鉴都已经编制索引，检索系统逐步健全。现在的问题不是要不要索引的问题，而是如何提高索引质量的问题。我们知道，任何索引要具有较高的质量，一是要有较为合理的索引量，即要维持一定的检索深度，能满足读者的检索需求；二是要规范标引，有序编排，引人参见、互见见编排方式，能起到整合信息、重组资料、方便检索的作用。以这样的要求来衡量我们各种年鉴的索引，便不难发现存在很大的差距。首先是多数年鉴的索引量不足，索引比偏低。笔者为准备这个主题报告调查了20种城市年鉴的索引，发现索引量大于目录数量的年鉴只有7种，其余13种年鉴的索引量均小于目录数量，其中3种年鉴的索引量甚至还不足目录数量的一半，属于目录过细、索引过简走到极端的典型。索引比（目录数与索引数之比）在1﹕1.2以上的只有5种，最高的也仅为1﹕1.38，远低于百科全书1﹕3至1﹕10的水平。其次是不少年鉴索引主题标引不规范，有的年鉴索引款目完全照抄条目，未作任何提炼和重新概括，不严格使用规范的词或词组、规范的名称和概念来做主题材标引，索引中冗长的标引和不规范的简称、缩略语随处可见，导致索引的易检性较差。此外，约有70%的年鉴索引尚未引入参见、互见的编排方式，所编制的索引起不到整合信息、重组资料的作用，使用功能不强。为了提高索引的质量，必须努力克服上述缺点，完善索引功能。当务之急是增强索引深度，加大索引量，将索引比提升到1﹕1.5至1﹕2的水平，并切实改进标引和编排方法，使索引真正成为快速检索年鉴内容的实用工具。
3、尝试建立参见系统。参见是指引读者从年鉴某一内容到另一相关内容的检索手段，是年鉴检索系统的组成部分。参见的运用，有利于增强年鉴的检索性，并可以有效地减少交叉内容不必要的重复。参见编制方法简便易行，因此，在很多工具书中广泛应用。百科全书除了设有参见条目外，还普遍使用文内参见，以将不同的条目联系起来，并消除不必要的重复。文内参见分为随文参见、段末参见和条末参见。随文参见是条目释文中随处设置的参见。若被参见条条头在文中出现，可直接充当参见词，以楷体字显示。若条头未在文中出现，可在适当位置括注，指引参见。段末参见是条目释文的一段同他条密切相关需要设置的参见，括注置于段末。条末参见地整个条目释文同他条密切相关需要设置的参见，置于释文末尾，另行书写。从目前国内出版的年鉴看，参见尚未普遍使用，只有极少数年鉴偶尔派上用场。由于参见编制方法简单，使用方便，笔者建议百万字以上的大型年鉴都逐步推广应用参见，通过完善年鉴的检索系统提高它的检索性。参见的表达方式可以直接借用百科全书的通行做法，也可以通过借鉴，创造更加适合年鉴、更加简便易行的方法。
