谈年鉴索引的制作
点击数：44472009-07-10 00:00:00 来源: 腾龙公司客服中心-19908888867
索引，是从英文Index音译过来的，所以又叫“引得”。从某种意义上讲，索引是开启图书的钥匙，是发掘书籍深藏内容的有效捷径。年鉴索引有多种形式，如主题（分析）索引、人物索引、地名索引、笔画索引等，以主题(分析)索引最为常见，也最为读者所接受。年鉴索引前部一般都有索引说明，包括排序方法、索引组成等，索引标目与篇（分）目题目相同时后者多用黑体标出，以示区分。索引组成（主体结构）一般包括标目（索引词）+页码+栏号的形式，栏号用a、b、c等来标示。年鉴主题（分析）索引，是按照年鉴内容（多以年鉴条目为基本单位）加以分析概括，提炼出简单的词、词组或是短句，并按一定顺序进行排列（多按汉语拼音声母顺序），通过它可以直接、快速地查到年鉴中相关内容，这种索引有着较强的直观性、实用性，为大多数年鉴所采用。同时，在年鉴主题（分析）索引制作过程中还可以发现内容的重复、矛盾等问题，及时予以纠正。下面，笔者就年鉴主题(分析)索引编制过程中应注意的几个问题及实用排序方法略作一谈。
一、年鉴主题（分析）索引的提炼加工
年鉴主题（分析）索引有着明显的优点，一是便于读者查找，尤其是对复杂的主题内容可组织多个索引标目，使读者可以从多个角度快速查到；二是能把年鉴内容中的一些隐性主题明示出来，给读者提供更为简捷、明了、有效的信息，等等。因此，年鉴主题词的提炼编制，就成为决定年鉴索引质量高低的关键。年鉴索引的制作范围一般为正文内容，包括图、表等，有的年鉴个别篇目如特载、大事记以及图、表等不做索引，可以在索引前面的说明中作出解释。事实上，年鉴主题（分析）索引的制作存在很大的弹性，尚无明确的定量、定性标准，因此，年鉴索引制作的标准化、规范化，应该是今后年鉴编纂的一个努力方向。在年鉴主题（分析）索引的提炼加工过程中，笔者认为要注意以下几点：
1．仔细阅读，通晓所要编制索引文章的内容。这是做主题（分析）索引的基本步骤和要求。首先，主编要对所做索引的详略程度，即所做索引文字数量占全书正文的比重作出一个大体要求，各位编辑再根据要求，对所负责的年鉴内容通读一遍(一般的年鉴编辑对所负责的内容都较为熟悉)，大体上确定要编辑的索引量，以确定提取主题词的深度和广度。各位编辑也要采用大体相当的标准，以避免不同篇章所选主题词畸轻畸重现象的发生。主题(分析)索引要体现对应文献内容的主题和特征，要用高度概括、规范化的词语表述内容的主题，这就要求需熟悉所要编排的内容，哪些是具有资料性的有价值的内容，要充分体现；哪些是一笔带过，不需要作索引的。要仔细斟酌，权衡其信息量的大小，提炼出最能代表该条目内容的词、词组或短句（可以是一个或多个），确立主题词（即索引标目、标引词）。主题词要尽可能简短、明确，不会让人产生歧义。
2．从多角度出发，多提取几个主题词，使读者无论从哪个主题出发，都能快速找到相关的内容(条目)。年鉴中一个条目、一段文字有时会有几个主题，而读者往往只知其一，不知有其二。编辑做索引的时候，通常是一事（物）一条，而对于含有几个主题的内容，则需要编辑要从多角度出发，从多方面着眼，站在更高的层次上，站在读者的位置上来考虑问题，分析提炼，编制索引。试看下面一段文字：“【赤山法华院】 赤山法华院位于荣成市石岛镇北部的赤山南麓，始建成于唐代……1991年4月，韩国诚信女子大学教授、世界韩民族联合会长崔珉子筹资10万美元，修建了张保皋纪念塔……”这段有关旅游景点的描述，至少可以提出3个索引主题词，赤山法华院、张保皋纪念塔、崔珉子，其原因和作用不言自明。另有一种特殊情况，即带圆括号的，可将二者各做一个标目，如“交联聚乙烯管材(PEX管)”，可做交联聚乙烯管材、PEX管，但像“环翠区农业联社(全国624家之一)”、“《××市森林防火管理办法(试行)》等则无需或不能再作第二个标目。
3．要选出文章中的隐性主题。在年鉴的一些条目中，往往从字面上提不出主题词，但其内容却包含着极其有价值的隐性资料，此种情况，可按其内容概括出一个相应的主题词(关键词)。如《威海年鉴（2008）》在种植业概况下，记录着该年度小麦、玉米、地瓜等的粮食播种面积、产量及其增减情况等，可概括为粮食生产(该段文字内并无此字眼出现)，这个主题就是很有价值的隐性资料。只有将那些隐藏在内容中的主题都提炼出来，才能丰富索引的内容，提高检索效率和年鉴的使用价值。
4．索引文字要简洁、清晰明确，消除概念的不确定性。要尽量使用短语、短句。如《××年鉴》索引中的“中共中央政治局常委、全国总工会主席××到××市考察”、“中国电影集团××发行部成立”，这种索引与前面的目录实无多大的差异，冗长的语句不能给读者带来方便，只会增加无谓的索引量，降低索引利用率。上面的例子可压缩为人名“××”、“中国电影集团××发行部”即可。反之，有些专用的名词术语虽长，却不能省，如“真海鞘人工育苗与海上高效养殖技术研究项目”、“谢库．穆罕默德．法德里尔．库图布”等。在保证文字简洁的前提下，还要注意主题词的明确性，不可模棱两可，让人产生歧义。如《××年鉴》索引中有“铺集站”、“红富士”的标目，读者乍一看，不知是铺集汽车站，还是火车站，不知是红富士苹果，还是葡萄。因此，以上两例改为铺集(火车)站、红富士(苹果)或铺集火车站、红富士苹果都可。另外，还要注意不用标语、口号和政策宣传性语言，不用比喻、借代性语言，等等。
5．要灵活多变，将多层次的索引融为一体。前面讲过，一般的索引前要有一个说明，对编制索引的范围、确定索引的表示方法、索引的序列排列等加以介绍。《威海年鉴》索引前有这样一段文字“……类目和分目以黑体字标明。”这样，巧妙地使本来位于两个级别上的索引在同一层次上表达出来，由“平面”表现“立体”，使读者一目了然。
二、年鉴索引的排序编制
年鉴索引提炼出以后，就要整理排序了。以往的索引编制，有分析选题、标引、制卡、排卡等很多步骤，繁锁且易出错。现在利用先进的微机手段，如数据库处理系统等，排序过程在几秒钟甚至更短的时间内就可完成，省去了制卡、排卡等许多麻烦，而且保证准确无误，有效地提高了索引编制的速度与质量。多年来，笔者尝试用大家熟悉的WORD软件进行排序，有效缩短了编制时间，提高了工作效率，下面作一简单介绍，有兴趣的读者不妨一试。
1．标目排序前整理。各位编辑按索引制作说明的要求进行编制，即主题词+页码+栏号，如“市区建筑扬尘管理185b、城乡统筹就业283c”等。完成索引主题词（标目）提炼后，交由负责人统一整理排序。排序前，要将每一个标目做一个自然段，即一个标目占一行的位置进行排列。需要注意的是，因为电脑编码排序的原则与我们年鉴排序的方法（一般是按拼音排序）有所不同，所以要对标目首字是阿拉伯数字的、标点符号等特殊符号的标目进行整理，如引号、书名号等，这些标点符号在年鉴索引中出现的也较多。具体方法是将这些符号的前半部删掉（仅限于标目首字是阿拉伯数字或其他特殊字符的，后半部千万不要删），如“《威海市区城市道路养护管理办法》178a”删为“威海市区城市道路养护管理办法》178a”；首字是阿拉伯数字的，改为大写，如“12333”咨询服务热线285b应改为一2333” 咨询服务热线285b。这些工作做完后，点功能栏“编辑”里的“全选”，将全部内容（索引）选择，然后点“表格”点出下拉菜单，选择其中的“排序”（图1），会出来排序文字的对话框（图2），根据需要选择其中的选项（图2，如按拼音排序，一般用默认的即可），点确定，排序在瞬间完成。
2．标目排序后整理。WORD里的标目排序，只是瞬间的过程，排序后，还要做进一步的处理。首先是将原来改过的内容恢复过来。例如，“威海市区城市道路养护管理办法》178a”改为“《威海市区城市道路养护管理办法》178a”，一2333”咨询服务热线285b改为“12333”咨询服务热线285b。恢复时可用电脑“查找”功能查找这些符号的右半部的办法，避免恢复的过程中出现遗漏。其次是对多音字要进行处理。对标目首字是多音字的，编辑在做索引时就要记录下来，以便后期做单独处理。如“行风热线”会与“行政复议”列在一起，“畜牧业”会与“畜禽生产”列在一起，等等，这些多音字，一定不能忘记了单独处理。第三，是将索引主题词相同的标目进行合并，如“职业技能培训285c”、“职业技能培训352b”可以合并成“职业技能培训285c 352b”。在这一步，还可以发现相同的内容是否重复、矛盾等问题。最后，在每部分索引标目前加上首字拼音的声母，排版，索引基本就完成了。按此方法，一部年鉴的索引，如各位编辑同时进行，从开始做到整理完成，一两天的时间基本就可以了，大大缩短了年鉴出版周期。上述方法，简单易行，无需任何费用，曾与多位同行探讨，颇受称赞。
创新是年鉴的发展方向。年鉴索引的编制也是一个尚待发展的领域，年鉴索引的规范化、标准化有助于年鉴质量的提高。《威海年鉴》已出版多部电子版，现电子版中已将索引内容与正文相联，读者通过点击索引可以快速检索，提高了电子版年鉴的使用价值。随着时代的发展，年鉴的内容必将越来越丰富，形式越来越多样，也只有这样，才能把年鉴事业推向繁荣。
【作者：《威海年鉴》执行副主编 李洪格】
