年鉴索引的功能与编制特点

关键词：年鉴索引；索引功能；编制特点

一、编制年鉴索引的必要性和作用

索引(Index)，旧称引得、通检等，是一种揭示、查检信息资源中包含的信息内容，并按照不同于信息资源本身的排列方式组织的检索工具。通常是“将图书、报刊等资料中的各种事物名称（如：字、词、人名、书名、刊名、篇名、内容主题名等）分别摘录，或加注释，记明出处页数，按字顺或分类排列，附在一书之后，或单独编辑成册”，是寻检文献资料的一种工具。

年鉴索引则是以年鉴资源中的信息内容为标引和揭示对象，提供查找途径，方便用户对资源进行查检的辅助工具。就年鉴索引编制的情况看，使用最为普遍的是主题索引，这类索引通常依据年鉴资源中的主题内容、事物对象等赋予语词标识，以字顺为主要排检途径，供用户从主题的角度进行查找；此外，不少年鉴还根据各自特点，编制人名索引、机构索引等各种专类索引。

年鉴作为一种记录年度发展的资料性工具书，提供便捷、适用的检索途径，是充分发挥年鉴功能不可缺少的部分，十分关键。年鉴索引具有以下作用：

其一，可以通过设定的途径，迅速确定有关某一主题或名称的信息在年鉴资源中的位置。依据索引条目查阅年鉴资源中有关该主题或事物对象的相应内容；在进行深度标引的情况下，用户可以通过索引，在对应标识下方便地检全分散在年鉴资源中的有关一主题对象的全部内容，包括隐性主题、篇幅较小的论述、有价值的数据等。

其二，不仅可作为纸质出版形式存在，方便手工环境下年鉴资料的查找和应用，也是文献数据库中提高检准率的重要手段。年鉴数据库中提供的全文检索功能，通常只能返回使用了相应文字的资料，而主题索引等揭示的是文献加以论述、说明的资源对象，比文本检索有更高的检准率，是文献数据库中一种重要的检索形式。

其三，在数字环境下，还可利用年鉴的索引标识，提供各种检索优化的形式。包括如：

——在数据库检索中，对标题进行浏览显示，并对主副标题轮排，提供从不同角度检索的能力；

——在文本检索中作为检索因素，进行加权检索，改进检索结果的排序的结果，提高检准率；

——可以作为检索优化的手段，在检索结果返回较多的情况下，利用索引词对返回结果聚类，供用户选择使用，用以改进检索效果。

从上面分析可以看出，年鉴索引是年鉴资料充分发挥作用不可或缺的重要组成部分，不仅仅在传统出版形式的情况下不可缺少，而且在数字环境中也是十分有价值的。目前国内在年鉴索引的研究中，大多只强调了上面列举的第一条，对年鉴索引在文本环境下的重视仍有所不足，随着年鉴数据库的建立和发展，其在电子环境下的应用功能必定会受到重视和开发。

二、年鉴索引编制应合理处理的问题

年鉴索引作为一种供用户便捷、有效地查检年鉴资源的工具，必须在索引类型、处理范围、技术手段等各方面符合年鉴资源的特点，严格遵循相应的操作规范。根据年鉴索引的要求，结合国内外的一般做法，编制年鉴索引时应合理处理的问题通常涉及：

⒈ 选择适用的索引类型。索引类型的选择关系到索引的排检方式和揭示对象，通常应根据年鉴的特点和使用需要确定。从目前国内外使用的情况看，使用最广泛的是主题索引，这类索引直接以文献述及的主题对象的语词为标识，也可以收入人名、机构名、会议名、文献名等，按标目的字顺排列，构成与目录不同的检索途径。由于这类索引直接从主题对象的名称出发进行标引，可以根据需要灵活揭示资源的内容，通用性比较好，查检方便，因此成为年鉴索引的主流类型。此外，也有部分年鉴根据其本身的特点，选择其他的类型，常见的，一种是在编制主题索引的同时，单独设置名称索引，例《上海文化年鉴》同时编有“主题索引”和“人物索引”；一种是直接编制相应的名称索引，比较典型的如，《中国人物年鉴》编制有“人名索引”；《北京年鉴》编制“区情县情索引”；《欧罗巴年鉴》（《The Europa world yearbook》）设置“国际组织索引”（Index of International Organizations）、“疆域索引”（Index of Territories in Volumes 1 and 2）等。国内还有一些年鉴采用编制篇名索引的方式，例：《中国出版年鉴》的索引，大体就是以篇名为基础的编制的。但这类索引揭示的深度较浅。由于篇名不一定能准确表达文献主题内容，只适合在预知篇名的情况下查找，检索效果不如主题索引，因此一些篇名索引往往对条目文字作少量调整，有向主题索引方向发展的趋势。此外，也有个别年鉴采用分类索引形式，如《中国图书年鉴》编有“辞目分类索引”，但这类索引与年鉴目次的编排结构往往会有重复接近之处，因此采用数量较少。个别年鉴也有编制广告索引的，不过将广告这一年鉴的非实质性的文献类型作为索引编制的对象，必要性显然不大。

总体看，从查检便利、揭示灵活、采用不同于目次的编排形式等特点看，采用主题索引，或在必要时结合编制人名、会议名等专门索引，是年鉴索引编制较适用的形式；特定年鉴则可以根据需要编制专门索引。

⒉ 揭示范围应充分。年鉴索引的范围关系到可以查检的对象范围，直接影响索引的有效性，因此通常应包括一切具有揭示价值的对象。

国内年鉴索引编制中，部分年鉴出现过索引范围过窄的情况，如一些年鉴明确规定对图片、表格、统计资料、广告、附录等栏目不作标引；有的甚至将专文、特载、重要文献、报告、综述、概况等排斥在索引之外，只将条目作为标引对象，这些做法严重限制了索引的揭示能力。随着年鉴索引编制的发展，虽然对索引的处理对象仍存在着一些不同的做法，但对于基本的处理范围已逐步取得共识。从目前国内外年鉴索引编制的情况看，一般都认为，年鉴索引作为用户提供的查阅指南，重点应放于正文，但范围必须涵盖全书，尽可能包括一切有揭示价值的对象[1]、[2]。除条目正文外，在年鉴资源的各种文献类型中，应索引的对象包括：

专文、特载、报告、综述、概况、法规、文献等各种文献类型，往往是记录年度情况的重要内容，应予纳入；

统计资料、表格、图片等各种资源类型，具有很强的资料价值，应纳入处理范围；

附录中包括的有实质性内容的资料，包括各种相关资料、统计表格、文献资源等，均可以反映相关信息，有些甚至为重要的事实和数据，也应纳入标引范围；

不纳入索引范围的内容，通常为不具有实质性内容或缺乏揭示价值的对象，如对年鉴序言、凡例、目录和编后记一般不作索引；年鉴中收入的指南、名录等二次文献一般不纳入标引范围，广告通常也不必纳入索引。不少论者认为，大事记不应当收入在标引对象，但如果大事记记录的内容详细，具有检索查找价值，也可根据情况纳入。

总之，是否有揭示查找价值，应是年鉴资源包括的成分中是否作为索引对象的依据。

⒊ 作好标引操作和标识的选择。标引操作是索引编制基础环节，而检索标识则是标引的结果和索引排检的依据，是否符合要求，直接影响到索引的使用效果，十分关键。在编制主题索引的情况下，其检索标识为主题词，如何解决好主题词的选择，是保证主题索引检索效果的一个重要内容。在目前年鉴主题索引的标引中，应注意解决的问题，主要涉及到下述方面：

（1）遵守主题标引的要求。主题标引，是一种对文献主题内容的标引和揭示，即标引词指向的资源对象应有相应的有揭示价值的内容信息。一般情况下，对文献中未加进一步说明，或未包括实质性事实、数据的各种事物名称、术语等，不必予标引；反过来，如果文献包括一主题对象有揭示价值的内容，包括如对该内容的论述、描述、资料、数据等，只要符合系统的特点和用户的需要，均可以是索引标引的对象。

（2）主题词的选择问题。主题词通常应是表达文献中讨论的内容对象的语词。年鉴索引中使用的主题词，一般不必依据词表，而是直接使用自然语言中的语词，它可以是题名、文本词汇中能够揭示论述内容的关键词，也可以由标引者根据内容归纳，要求简练、明确，能较好地反映文献中讨论的内容，从词的成分看，主要是名词；通常应是表达基本概念的词或词组。例如，“科普工作”，“创新型科技人才”等均可用作主题词。

（3）作好副标题的设置。副标题亦称为子标题。在一主题下集中较多的条目时，为了提高检准率，多数索引会在相应的主题下进一步区分，设置副标题。按照常规做法：副标题一般只以表示主标题某一方面、某种属性或特征等的内容作为标引对象，而不将主标题的特称作为副标题。例如，一个专业协会的管理、活动、会议等通常可以作为该专业协会的子标题，而上、下级协会通常不按照主、副标题的形式处理，而是作为各自独立标题标引，如果需要建立这些协会之间的联系，则以参照的方式揭示其联系。同时，在涉及到主副标题区分，或两个相关主题内容中，何者为主标题、何者为副标题的问题上，印刷形年鉴中通常只确定其中的主要对象为主标题，另一次要内容为副标题。例如，在对“中国科协组织开展科普活动”这一内容标引时，“中国科协”为主要检索对象，应作主标题，“科普活动”则为副标题，而不是倒过来。

（4）明确名称主题的标引方法。包括人名、会议名等专有名词的标引。年鉴中这类名称主题数量较大，均具有不可代替的检索价值，同时在不同年鉴中情况千差万别，因此往往需要根据资源的特点和使用需要，确定相应的标引规范，以便取得较好使用效果。

目前国内年鉴主题索引的编制中，上述内容仍存在不少问题，影响了标引的质量，应设法予以解决。

⒋ 标引深度合理。标引深度指平均每一文献给予的索引条目数量。索引深度决定索引的规模，反映内容的揭示程度或水平，是索引编制规划中应加以明确的重要内容。

国内对标引深度的测量，目前有两种做法，一种是采用索引比(索引款目数与条目总数之比)为指标；另一种，采用索引篇幅与正文篇幅比例作为指标。根据我们对北大图书馆57种国外年鉴索引的统计，按后一种方法，索引篇幅与正文篇幅比，2%--6%之间共39种，占68.4%，为大多数；6%以上5种，占8.8%；2%以下13种（其中有3个名称索引，一个广告索引），占22.8%。以《世界年鉴》（《The world almanac and book of facts》）2009卷为例，其“综合索引”每页索引量约在370条左右，根据索引篇幅的占比2.97%计算，该年鉴平均每页的标引深度大约在11条左右，是相当大的。比较而言，目前国内的年鉴索引，深度不够仍然是主要矛盾。虽然国内索引篇幅的占比数据与国外数据总体上差距不大，但排版不如国外紧密，每页的索引款目量，远小于国外。不少索引，对多主题文献、条目中的隐含主题等缺乏分析，很少抽取条目标题以外的索引词。有的年鉴对于其收录的重要文章，只索引文章标题和作者，却未对文章中包括的诸多主题内容加以揭示，甚至还有的年鉴，其索引款目数少于文献条目数量的，标引深度显然是远远不够的[3]。

对索引深度规划时，应以年鉴资源中具有揭示价值的内容作为依据。从年鉴及其撰写特点看，索引的标引深度相关因素通常：①与年鉴的特点相关，例如供查阅性常识性内容的年鉴应有深度标引；②与索引条目的篇幅相关，索引对象或条目的篇幅较大，内容较多应多作分析标引。一本资料翔实、信息含量丰富的年鉴，索引编制时通常要求有一定的标引深度。常规标引中，篇幅小的简单条目至少应有一索引款目，必要时应根据内容作分析标引；同时并应规定年鉴中出现的人物、机构、著作等纳入索引的规范，规定综述、专文中主题内容的揭示要求等，通常条目与索引款目之比应在接近2及以上，平均每页标引量在4或5以上，从而可以充分揭示年鉴资料中包含的有价值的内容。

在标引深度的处理上，国外有的年鉴并同时在一年鉴中建立不同深度的索引：例：《世界年鉴》包括三个索引：“总索引”（General Index），“便捷参考索引”（Quick reference Index），“体育便捷索引”（Sport Quick reference Index）。有的则在索引中对条目的重要性加以区分：又如：《咨询年鉴》（《Information please almanac》）的索引中，款目词分为黑体、白体，黑体指向相应内容的重点条目等。对国外年鉴索引在标引深度上的一些处理方法和技术值得加以关注。

⒌ 必要的参照系统。参照系统是索引中通过在标识下设置参照项，用以揭示索引词之间联系，建立语义网络，帮助检索查找的一种形式。年鉴索引中使用的参照，通常包括两种形式。

一种是“见”参照，用以从非用词指向相应的索引词，通常用于同义词或可以用来代替的词之间。如：引得  见 索引；中国科学技术协会  见 中国科协；查良镛  见 金庸等；主要作用是：①确保标引的一致性；②增加检索入口，方便用户使用索引；③压缩、减少索引的篇幅。

另一种为“参见”参照，常用以揭示相关索引词之间的联系，帮助用户扩大或缩小查找范围。参见参照可以用在等级概念之间（即具有属种关系、整体与部分关系的词之间），一般建立由上位词指向下位词的参见参照。例如：中国医学  参见 中药学；中国科协  参见  各地方科协，如北京市科协；各专业科协，如物理协会；UK  See also  England；Northern Ireland；Scotland；Wales等。上例中的最后一条引自《惠克特年鉴》（Whitaker's almanac），对应的下位条目下在有必要时还可以进一步建立指向更为具体的下位条目，但不设置指向UK的反参照。参见参照也可以用于其他含义密切关联的词之间。例如：二十一条  参见  五四运动；经济区  参见  区域经济等。

参照系统是通过将语义关系引入揭示系统，改进检索的手段，不仅仅在印刷型年鉴索引中具有使用价值，而且有助于在电子环境下将知识结构引入系统，改进年鉴数据库的检索。目前国内的年鉴索引中参照的使用仍然比较薄弱，只有少数年鉴索引设置了参照，大多仅限于见参照，参见参照的设置十分少见。是目前国内年鉴索引编制中一个需要引起重视的内容。

⒍ 符合操作程序和处理特点。年鉴索引的编制通常应在完成排版、页码确定后进行，既无法超前操作，也不能滞后动手，时间紧，要求高、技术性强，因此对索引编制者的专业素养和实际操作能力有较高的要求。必须在了解年鉴索引编制要求的基础上，明确基本技术操作要点，严格遵循索引编制程序，并作好关键环节的处理。年鉴索引的编制过程通常包括：①预先确定编制要点，包括明确索引的编制范围、款目形式、标引规则以及操作程序等；②通过或浏览全书内容，确定索引款目(确定标识，同时记录出处及相关成分，如建立参照等)；③进行索引排序和必要调整，优化。其中，除了应了解计算机环境下的操作特点进行各种操作，还应了解不同环节的操作特点和处理要点。例如，在标引阶段，通常应根据标引规则在主题分析的基础上根据或文献的内容对象，进行确切、专指的标引；排序调整阶段，对于含义相近的不同标题，则应根据情况，在必要时适当调整、归并，尤其对同一主标题下的副标题，更应在排序阶段对内容相类的主题词适当调整、处理和合并，有时还需要核对原文，以改进标识的质量和标引的一致性，增加索引检全率。