高校年鉴编纂中的问题与对策
点击数：31212009-05-19 00:00:00 来源: 腾龙公司客服中心-19908888867
高校年鉴的基本职责是准确、全面、系统地搜集、整理和汇编每一年度本校发展变化的概况和资料统计，肩负起存史、资政、育人的使命，推进学校教育事业的改革和发展。然而从目前的状况来看，高校年鉴在其编纂中还存有一些问题，该如何应对这些问题，是笔者十分关注的。
一、年鉴编纂工作中存在的三个问题
1．对其重要性认识还不够，执行力有待提高。相比于高校科学研究、培养人才和服务社会这三大中心工作，学校对年鉴编写的关注度较小，对其投入的人力、物力和财力也较少。一般是工作启动较晚，编纂周期较长，经常做补编工作。学校年鉴的编写需要各基层单位的密切配合，然而各单位对这项工作的重视度和积极性不一，影响了编纂工作的整体推进。
2．基层单位编纂人员队伍流动性大，对任务要求不明确。各基层单位年鉴编写一般都没有设立专门的岗位，往往是接到任务后才指定人员，有的由学院办公室人员承担，有的由辅导员承担，也有的是多人分块撰写。而且由于院系调整、人员竞聘等各种因素，每年编写人员流动性较大，所以这支队伍新手居多，对如何编写年鉴缺少经验，这就为年鉴工作的开展带来一定的难度。
3．信息利用率比较低，社会效益不明显。有些高校编纂的年鉴在内容上偏重于政治性、政策性，比较多地收录领导讲话、政策法规等，教职工的利用率较差、使用率不高，因而年鉴编印后除了发往各部处、学院作为工具资料保存和作为兄弟单位交流材料寄送外，往往束之高阁、积压库房，无法发挥其作为“交流上一年事物信息以供读者借鉴的、知识密集和智力密集的、权威性和资料性的工具书”的作用。高校年鉴编纂工作中的问题既有主观方面的，也有客观方面的；既有历史原因造成的，也有现实无力解决的；既有思想认识上的误区，也有工作本身性质决定的，这些因素纠合在一起，使得年鉴编纂工作更显得难度重重。“编写之前少人关心，编写之中缓慢推进，编写之后无人问津”，这是部分高校年鉴编纂工作中的真实境况。
二、合理改进工作程序的三项建议
那么如何解决高校年鉴编纂工作中的问题，使得这项工作也能与时俱进，与学校发展的规模和现状相适应，切实发挥它的功能呢？应该说，高校作为知识和人才的集聚体，有能做好年鉴工作的先决条件；许多高校也在探索如何使年鉴编纂工作常规化、正规化，以下是笔者的几点思考，有些措施已经付诸于实践。
1．加强领导，建立校院两级年鉴编纂领导体制和工作体系。学校建立由分管校领导负责，学院、部处建立由分管领导负责的两级领导体制。通过学校的电子公告栏和无纸化办公系统将年鉴编撰的通知公布，在行政例会或中层干部会议上再次布置年鉴编写工作，务必使各单位对年鉴工作引起重视，并要求在规定的时间内将本单位的负责人和撰写人名单上报，还要求基层单位的分管领导对供稿的完整性、准确性、权威性负责。学校层面的年鉴编写一般由校办公室具体负责落实，如，上海27所高校（包括民办高校）校级层面的年鉴编写工作，只有上海财经大学由学校档案馆负责，上海交通大学和上海交通大学医学院由学校党史校史研究室负责，其他高校都由校办公室负责。学院（部处）层面的年鉴要求由文字功底较强、比较熟悉学院（部处）情况的同志撰写。
2．明确要求，出台全面、统一、规范的指导性意见。校办公室在统筹年鉴编纂工作时，要加强指导，切实出台全面、统一、规范的指导性意见。意见不仅应该包括年鉴撰写的大原则，如要求资料真实详尽，内容准确完整，文字简练平实，撰写的内容要切实反映本单位推动教育改革与发展的重大部署、重大举措、重大事件，突出教育改革与创新的新进展、新成绩、新局面，还对完成时间、排版格式、照片要求作出具体规定。另外，要对学院和部处单位撰写内容的具体要点作出分类说明，如学院撰写内容主要分为概况、学科建设、教学工作、科研工作、师资队伍、对外交流、学生工作、学院重大活动条目等，部处的撰写内容主要分为概况、重大活动条目、部处条线工作中所获得的荣誉和相关统计数据、表格。
3．分工合作，加快年鉴编写的流程周转和出版周期。现在高校一般规模较大，条线工作多，基层单位多，相对而言内容比较丰富，字数少则三四十万，多则近百万，因此编写的流程周转也比较长。另一方面，从信息传播的时效性来看，编写周期越长，越会降低年鉴信息的价值。因此，年鉴编写工作人员应该想方设法加快编纂周期，一是要排定时间表，保证各项工作按计划推进；二是要分工合作，由熟悉相关内容的同志分头撰写后再统稿；三是要经常与基层撰稿人员互动交流，提醒其平时注意对资料进行保存；四是要寻找到值得信任的、效率较高的出版社或印刷厂付印。
三、提高编纂质量的三个注意点
在改进和优化工作流程的同时，更要提高年鉴内容的质量，除了我们一般说的要“全”，即对学校教育各方面、各层次进行全方位、立体式的反映；要“新”，即对当年度的新情况、新资料的汇总；要“实”，即保证数据的准确和语言的平实。此外，还可以从以下几个方面着手：
1．以人为本，体现高校自身特色和学校自身特点。高校年鉴既有一般年鉴的共性，也有自身的特色，如它突出的是“服务教育”这个主题，反映了学校的教育思想、教育水平和教育状态等内容。因此，它主要记录学校教育教学的基本情况，反映学校教育改革和发展的突出成绩和基本经验，为校领导的决策提供依据，为制订发展规划提供参考。另外，学校定位、优势和特色不一样，年鉴也应该有所体现，如师范类型的学校和医科类型的学校、文科见长的学校和理工科见长的学校、服务地方经济的学校和面向世界办学的学校在年鉴内容的筛选上都应有所侧重。
2．客观叙述，反映学校全局性工作和整体性工作。在年鉴撰写叙述对象的过程中，许多作者想当然地写“我院”或者“我校”，这与年鉴客观性的要求是不相符的，应该改为“学院”或者“学校”。另外，学校相关部处撰写年鉴时，尤其要注意是代表条线上的工作为学校代言，其对象只能是学校，如，不能写“财务处加强财经管理”，而只能是“学校加强财经管理”。在选择或筛选内容时，应当以学校全局性工作和整体性工作为标准，还要注意各条块内容上的平衡。此外所指各条块内容上的平衡并不是指字数上要相当，而是指详略得当，重点突出，有所选择。
3．图文并茂，提高年鉴的直观性和可读性。年鉴文字材料比较多，数字资料十分抽象，难免给人枯燥的感觉。现在许多高校年鉴已经注意到这个问题，在年鉴目录页前增加彩页照片，但总给人感觉会议全景和领导握手的照片比较多，当然这两类照片也需要，问题是还要尽量多选取些反映教学、科研、校园生活第一线的照片。如学校组织学生成立校园安全卫士，如果弃用成立大会的场面，而是选取把镜头瞄准成立大会上带着“校园安全卫士”袖章的学生们效果可能会更胜一筹，因为从他们坚毅的脸庞和自豪的神情中可以读解到更为丰富的信息。
四、预测年鉴今后发展的三个方向
目前年鉴的编纂基本还停留在用电脑录入资料和用邮箱收发邮件阶段，还没有到达真正实现共享科技文明成果的阶段，因此，以下三方面可能会是未来的年鉴工作者有待突破的。
1．设计年鉴编纂软件，缩短年鉴编辑周期。财务系统、工资结算、酒店管理等都有专门的软件，因此笔者认为设计年鉴编纂软件完全是可行的。学校层面的年鉴编纂人员只要做好相关的设置，基层单位就可以按照软件的要求撰写。遇到疑问，可以参考软件给出的标准格式；输入有明显错误的信息，软件会提示进行修改；还有内容未完成的年鉴，软件就不允许提交。这样，不仅从第一道程序上就提高了年鉴的质量，还可以大大缩短年鉴编辑的周期。
2．设计年鉴学校网页，方便师生查询信息。学校年鉴每年都是厚厚一本，不管是使用、保管和携带，都不方便。纸质文本固然需要留作存档，也应该大力探索年鉴电子格式化，一方面可以节约成本，另一方面也可以方便师生随时查询信息。每年的电子年鉴集中在一起，将对校史撰写和年鉴研究提供极大便利。
3．设计年鉴人物专题，凸现高校人文色彩。现在高校人文荟萃，专家、教授、学者、知名人士众多，这是高校的宝贵资源，应该引起高度的重视。然而，现在的年鉴对这方面涉及很少，仅仅只是在某些名单中出现他们的名字，这未尝不是一件憾事。所以，高校年鉴每年推出“人物专题”，陆续对他们进行比较系统的介绍，也是一件十分有意义的事情。年鉴编纂，功在当今，利在千秋，随着时间的推移，它的作用和价值会越来越显现出来。作为高校的年鉴工作者，一定要抱着对历史负责的态度，认真工作，切实提高编纂质量，使年鉴更好地为学校的教学、科研和管理服务。
【作者：上海师范大学校长办公室 盛 况】
