论年鉴的资料性
——在第四次全国地方专业年鉴研讨会上的主题报告
点击数：39932009-06-17 00:00:00 来源: 腾龙公司客服中心-19908888867
年鉴是逐年编纂连续出版的资料性工具书。年鉴性质可以概括为：资料性、年度性、工具性（检索性）。资料性是年鉴的第一属性，有必要着重加以分析与探讨。
一、资料性的内涵
典型的年鉴资料是：材料可靠，有存查价值；内容相对完整，形式多样；简洁明白，检索方便。这正是年鉴资料性的基本内涵和要求。
“材料可靠，有存查价值”，是指收入年鉴的资料一般都经过认真筛选、反复加工、严格审查和多方核对，因而较为可靠，具有较高的存查价值。《辞海》对“资料”一词的释义是：能够直接用做参考或依据的材料。反过来说，不能直接用做参考或依据的材料不能称为资料，而能够直接用做参考或依据的材料必须十分可靠。可靠性是年鉴资料区别于其他材料的显著标志。
“内容相对完整，形式多样”，是指年鉴资料从内容到形式都能满足读者使用的需要。年鉴的基本寻检单元条目一般都按既定的内容要素规范编写，内容较为完整，能够为读者提供较为翔实的资料。即使是年鉴中的大事记、书目、文摘等二次文献，也能提供追踪相关资料的有效线索。年鉴资料表现形式丰富多彩，一、二、三次文献齐备，条目、文章、表格、示意图、大事记、书目、文摘、名录、照片、索引等多种资料形式兼收并容。
“简洁明白，检索方便”，是年鉴资料区别于其他材料的又一个显著标志。年鉴条目文风朴实，言简意赅，不随便多用一个可有可无的字、词、句，篇幅短小而信息量较大。年鉴的栏目设置、选题选材、内容编排等都十分尊重读者的阅读习惯和检索习惯，条目、文章一般都按既定的记述程序写作，加上书前刊有详细目录，书后备有索引，读者阅读、检索都较为方便。
二、资料性的具体表现
资料性在年鉴中的具体表现：
一是年鉴资料十分丰富。任何年鉴都高度重视综合性（专业年鉴也同样重视专业领域的综合性），因而选题选材的概全率都很高。凡对应领域年度内重要的信息资料，年鉴一般都能收全，不会有太多的遗漏。从资料反映的层次看，年鉴既收宏观信息资料，又收中观、微观信息资料。前者如各家年鉴置于书前的“概况”、“概述”等综合情况，后者如各家年鉴动态信息各部类的综述条目和其他条目所反映的情况。从资料反映的范围看，年鉴既收本地域、本专业领域的信息资料，又有选择地收入一些相关地域、相关专业领域的信息资料。从资料的时效性看，年鉴虽以年度内的动态信息资料为主要内容，但并不排除历时性（背景性）资料。不少年鉴不仅在“附录”、“特辑”、“统计资料”等篇目中成批量地刊载历时性资料，而且还以链接资料的形式随条目编发一些背景性资料或其他相关资料。此外，年鉴也不完全排除前瞻性、预测性的资料。例如一些专业年鉴开辟的“十一五前瞻”、“学科前沿”等专栏，就收入不少前瞻性、预测性资料。有见地的、精到的前瞻性、预测性资料，可以提高年鉴的咨询功能和学术价值。
二是年鉴资料类型齐全。信息资料依照编选者对其加工程度分为一次文献、二次文献和三次文献，年鉴普遍兼收并容一、二、三次文献。从资料的具体形式看，年鉴虽以条目为基本寻检单元，但并不排除其他资料形式。在不少年鉴中，每年编发的文章、文件、法规等一次文献，以及文摘、文献目录、大事记、专项年表、统计表、索引等二次文献，都占有一定的比重。此外，许多年鉴还十分重视配图，每年配发的照片、示意图等多达数百幅，达到现代出版物图文并茂的要求。
三是年鉴资料存查价值高，参考性强。收入年鉴的资料一般都是事后的客观记述，而不是“抢”出来的新闻。其中反映的基本情况和人、事、物等大都经过一些时间的沉淀，较为清晰易辨，从而为全面、真实、准确地反映它们创造了条件。此外，年鉴题材的选收一般都有既定的标准，以防止随意性；入选题材有专人审核、把关，以防止无效的、虚假的信息进入年鉴；编辑加工有严格的流程管理，以确保编辑质量，防止“改出来的差错”。因而年鉴资料的可靠性相对较高，读者完全可以直接用做参考或引为依据。
三、增强年鉴资料性的主要方法
既然资料性是年鉴的第一属性，那么，采取多种措施增强年鉴的资料性，对于提高年鉴的编纂质量就具有决定性的意义。从年鉴编纂实践看，增强年鉴资料性的方法主要有以下几点：
（一）把握好一、二、三次文献的比例关系
如前所述，文献资料按加工程度分为一次文献、二次文献和三次文献，年鉴普遍兼收并容一、二、三次文献，只是各次文献所占比例不尽相同罢了。由于文献资料的加工程度不同，有效信息含量也就不一样，其配伍比例肯定会对年鉴资料性的强弱造成影响，进而影响年鉴的质量。为强化年鉴的资料性，有必要在总体上作如下把握：
1．控制一次文献篇幅。许多年鉴都在“特载”、“特辑”、“法规文件”、“附录”等栏目中收录大量的一次文献。一次文献是未经编选者加工的原始性文件，具有篇幅大而有效信息含量少的特点。这并非是说收入年鉴的一次文献“水分”很多、“干货”很少，而是说它们一旦被收入年鉴，其文献性质和功能就会发生一些变化，突出的表现是规范性、指导性减弱，而资料性、参考性增强。因此，读者对其有效信息的期望指数也相应地发生变化。例如，年鉴利用者作为人民代表在听取行政首长作《政府工作报告》的时候，对其中一些场面上难免的空话、套话，包括一些富有感情色彩、鼓动性很强的语言，都是可以理解、可以接受的。但后来当他通过年鉴来查阅同样一个文献时，便会觉得不光是那些空话、套话对他毫无用处，而且除了自己需要求证的资料之外的任何其他材料对于他来说也都是多余的。据年鉴读者调查分析，多数读者从年鉴查阅《政府工作报告》不外两个目的：一是了解政府上年度的政绩及形势变化情况；二是了解当年政府工作打算和重要举措，包括新的目标任务、政策动态等。读者检索欲望和频率是信息资料评价的重要参数。根据一般读者对年鉴收载的《政府工作报告》的检索目的，可见其中有效信息含量与两三万字的篇幅比例并不相称，如运用其他文献形式记载同等数量的有效信息，篇幅当可省去大半。
由于文献的有效信息含量与其篇幅大小不成正比关系，对于一次文献的篇幅不加控制是不明智的，至少是不经济的。年鉴对于一次文献，不可不收，也不可多收。不可不收是因为有的一次文献权威经典，存查价值较高；不可多收是因为一次文献不论多么重要，在年鉴中也只是附属性的参考资料，而且年鉴不论部头多么大，篇幅总是有限的，年鉴要在有限的篇幅里密集足够数量的有效信息，不能不合理配置版面资源。那么，如何配置呢？据对国内外30种在版年鉴的调查统计，笔者以为，一次文献占全书的篇幅比例以10%左右为宜。综合性年鉴由于涉及面广，栏目及内容层次较多，篇幅较大，一般不应超过上述指标；专业（行业）年鉴由于涉及面相对较窄，栏目及内容层次相对较少，篇幅不大，如有必要，可以略略超过这一指标。
2．扩大二次文献规模。二次文献又称线索性文献，通常是在对一次文献进行再加工（概括、压缩、抽象、整理、标识、绘制等）的基础上形成。年鉴中的二次文献形式主要有文摘、目录、名录、大事记、专项年表、解释性资料、统计表、示意图、照片等。其特点是简约概括，内容直观，检索方便，篇幅小而信息量大。国内外许多年鉴都十分重视二次文献的开发利用和积累，其中不少年鉴二次文献品种齐全，数量较多。例如：日本平凡社的《世界大百科年鉴》，成书规模在500页上下，其中“百科年表”（大事记）就占了200余页，加上图片、表格、解说（解释性资料）等，二次文献所占篇幅比例超过50%；《中国农业年鉴》每卷也在500页左右，通常收入“农业统计资料”210多页，“农业大事记”5～6页，在附录中收入“中国农业同外国农业统计比较”参考资料40多页，仅上述三类二次文献，就占总篇幅的50%以上。但从国内出版的地方专业年鉴来看，二次文献的开发利用尚处于起步阶段，所占篇幅比例一般仅占10%～20%，其数量、品种、质量均与年鉴作为资料性工具书的根本属性不太相称。一些地方专业年鉴至今没有大事记，没有索引；更多的地方专业年鉴统计资料数量不多，配图也很少，其他二次文献资料形式尚有待开发利用。
二次文献由于经过压缩加工，在同样的篇幅里能容纳更多的有效信息，因此，努力扩大二次文献规模，不但能有效地充实年鉴内容，使年鉴在有限的篇幅里高度密集信息资料，而且能够通过二次文献提供的追踪线索，使年鉴的内容张力得到增强。这对于强化年鉴的资料性，提高编纂质量意义十分重大。从目前地方专业年鉴的编纂实践看，将二次文献的规模扩大到占总篇幅的40%左右，是必要的。那么，如何才能扩大二次文献的规模呢？首先，要有总体构想，合理安排。要将二次文献选辑作为提高年鉴使用功能，促进年鉴风格化发展的重要环节统筹安排。既要统筹好二次文献和其他各次文献的结构比例，又要安排好二次文献多种资料形式的比例关系，使全书一、二、三次文献得到合理配置，多种资料形式相得益彰。二次文献的统筹安排，还应从年鉴对应领域的特点和读者对二次文献的检索需求出发，精心设计若干栏目，使二次文献有相对稳定的载体。例如《武汉年鉴》的“书目·文摘·题录”，一些学科年鉴的“新著选介”、“论文摘要”，等等。其次，要制订并坚持选题选材原则和方法。二次文献选题选材的一般原则，应充分体现年鉴的基本性质，讲求年度性、资料性、检索性和连续可比性。但由于二次文献有多种类型，上述“一般原则”的运用又有必要进一步具体化，即不同类型的二次文献应有不尽相同的选题选材原则和标准。例如：文摘资料在注意年度性的同时，应讲求其文献存查价值；解释性资料和配文照片在注重资料性的同时，应强调其补叙性，即必须与正文有内在联系，是正文内容必要的补充；统计资料在坚持新颖性、资料性的同时，应强调其连续性和可比性，等等。再次，要拓宽稿源和来稿渠道，做到旁征博引。二次文献在年鉴中作为附属性参考资料，选题选材的时空范围应比正文（条目、文章）更为宽泛，这样才有利于充实年鉴内容并增强其张力。要善于利用报刊、网络资料和档案资料，加以压缩和整合，形成适合年鉴需要、形式多样、内容丰富的二次文献，并通过长期积累，形成自家年鉴的风格与特色。
3．精选精编三次文献。三次文献是年鉴内容的主体，通常占全书总篇幅的50%以上。从目前地方专业年鉴的情况看，三次文献大多已作条目化处理。因此，精心编写条目，让条目充分密集信息资料并提高其有效信息含量，是强化地方专业年鉴资料性，提高年鉴编纂质量的重要保证。条目密集信息资料的主要手段：一是汇辑和综合，即把分散的材料聚集起来，进行总结、归纳，理出头绪，择要而录；二是概括和提炼，即抓住事物的本质和特征，加以提炼，并简明扼要地表达出来；三是采取辞书的特殊手法，即规范条目的内容要素和记述程序，实行范式化写作，并尽可能省略释文的某些句子成分，例如省略主语及句子中的连接成分、语气成分等。
在密集信息的同时，要注意提高条目的有效信息含量。所谓有效信息，就是对读者有用的信息，读者有可能用得着的信息资料。根本无人问津的材料便是无效信息。要提高条目的有效信息含量，首先，要坚持条目的设条标准，选准选好题材，杜绝无人检索或无法检索的“死条”；其次，对题材进行深加工，榨干行文的“水分”，剔除冗余信息；第三，细分主题，挖掘深层次的材料，拓展反映的深度；第四，面对读者的阅读检索需要，有选择地收入一些附属资料，扩大条目的内涵。
（二）把握好本地、本专业领域信息资料与相关地域、相关专业领域信息资料的关系
本地、本专业领域信息资料与相关地域、相关专业领域信息资料之间的关系的把握，应当坚持以下原则：
1．以本地、本专业领域信息资料为本。年鉴是对应领域社会现实的一面镜子，它的基本任务是全面收录对应领域的基本情况和重要资料。任何年鉴毫无疑问都应该以对应领域的信息资料为主要内容，其栏目设置应该覆盖本地、本专业的所有领域，内容选择也应涉及对应领域的所有基本情况和大事要闻。否则，就不能圆满地实现自己的任务。以本地、本专业领域信息资料为主要内容还必须有篇幅作保障，一般说，年鉴对应领域信息资料的篇幅比例应占90%以上，才能有效地实现自己的任务。
2．以相关地域、相关专业领域信息资料为用。现实世界和世间万事万物都是普遍联系的，任何地方、专业、行业和单位都不能孤立地存在和发展，年鉴用适量的篇幅（以不超过总篇幅的10%为宜）反映相关地域、相关专业（行业、单位）的情况是十分必要的。然而，由于年鉴相关地域、相关专业领域的信息资料汗牛充栋，又有必要以有用性为标准，严格筛选，为我所用。基本的用法有两种：一是运用“他山之石”（外界资料）对比说明本地、本专业（行业、单位）的发展情况；二是有选择地收录一些与本地、本专业（行业、单位）相关的特色资料，扩大年鉴的内涵。地方年鉴运用“他山之石”的情况比较普遍，例如许多省级年鉴都采用二次文献（表格）的形式，介绍周边省份乃至全国各省、直辖市、自治区的基本情况和主要经济社会发展指标，用以对比说明本省的发展状况和达到的水平。武汉、南京等一些中心城市的年鉴也开辟“某某都市圈”专栏，收录周边城市的基本情况和特色资料，通过提供本市与周边城市交流互动的资料说明本市发展的环境和条件。《攀钢年鉴》运用“耗散结构理念”指导企业年鉴的创新实践，突破传统的疆界意识，注重年鉴信息的开放和交换，把本不属于企业的信息（如国内外钢铁企业和钢铁市场的信息资料）巧妙地编入自己的年鉴中，与本企业的相关信息融为一体。该年鉴主编孙建认为，如果一本企业年鉴记录的东西局限于本企业，无论它的资料多么完备，也犹如一座孤岛，与社会与外界毫无关联，这种年鉴的价值是不大的。只有将本企业的各种信息资料放到社会大环境之中，通过对比、鉴别、筛选，有了这样的过程，编辑出来的东西才不会孤立；通过外界资料与本企业资料的交融，不仅能客观地在业内找到本企业的位置以及差距，而且也能在市场中寻找到发展方向，这样的年鉴才能受到读者的欢迎。《攀钢年鉴》的做法，值得重视和借鉴。
（三）把握好年度性资料与历时性、前瞻性资料的关系
年度性资料与历时性、前瞻性资料之间的关系的把握，应当坚持以下原则：
1．以年度性资料为主。年度性是年鉴的基本属性。年鉴的基本功能是如实反映对应领域的年度情况，年鉴的基本题材一般都有年度性要求。所谓“年度性”，就是基本资料的选题选材以“年”为限，上限是当年元旦，下限是同年12月31日。当然也有以财政年度、选举年度或其他统计年度为时限的。年鉴中某些资料看似与年度性无关，但通常离不开一年中的特定时间，或与年度内的重要情况密切相关，并非完全超然于一年的时间和情况之外。以年度性资料为主要内容，是年鉴题中应有之义，是年鉴内容常编常新的需要。年鉴如果不以年度性资料为主要内容，就没有必要逐年编纂连续出版，也就不成其为年鉴了。
2．以历时性资料为辅。年鉴资料以年度性为主，还需以历时性为辅。现实总是割不断历史发展的，年度性资料与历时性资料总有千丝万缕的联系，年鉴辅以历时性资料，可使年鉴更加全面、真实、深刻地反映年度情况，并达到立体化、连续性的要求。在年鉴编纂实践中，许多年鉴都有选择地收入一些历时性（回溯性、背景性）资料，对年度性资料进行衬托；或运用历时性资料与年度性资料进行对比，说明事物的发展变化。例如，不少年鉴在2006年卷和2008年卷分别特设“十五回眸”、“改革开放30年”等栏目，用大量的图文资料，展示当地相应时期的发展情况；一些年鉴经常刊载的表格和示意图，也运用5～10年的历时性资料，勾画相关部门、行业或事物的发展轨迹；而更多的年鉴则在记述年度情况时，将其与上年的指标数据进行对比，说明本年度的发展状况和特点。这些做法使年度性资料得到有力支撑和烘托，也使年鉴资料具有立体化、连续性的特点。
3．不完全排除前瞻性资料。年鉴虽以年度性资料为主，历时性资料为辅，但也不绝对排除前瞻性资料。谨慎地选刊一些前瞻性、预测性资料，可以提高年鉴的咨询功能和学术价值。例如，《中国—东盟年鉴》在“发展报告”专栏中对中国和东盟10国发展情况的分析，以年度资料为主，兼用历时性（背景性）资料和前瞻性（预测性）资料，使上述国家年度发展状况得到全方位、立体化的展现，年鉴的咨询功能和学术价值也因此得到提高。这里并非主张所有年鉴都一定要选收前瞻性资料，而是说前瞻性资料并不是完全不符合年鉴例式，不是完全不可以用。某些学术性较强的专业年鉴、学科年鉴及其他年鉴运用前瞻性资料不但是必要的，而且是有益的。
（四）注重资料的实用性
年鉴资料的实用性可分为内容的实用性和形式的实用性。内容的实用性，是指年鉴能够提供有效信息，对于读者十分有用。形式的实用性，是指年鉴的栏目设置、题材表达、内容编排等都充分考虑读者的检索需要和阅读习惯，尽可能为读者提供方便。
注重年鉴资料的实用性，首先，要注重选题选材的目的性。坚持为读者查询而选，为读者检索而编；完全无人问津、无人检索或无法检索的材料，不应收入年鉴。其次，要注重资料的可靠性。不可靠的材料达不到为读者释疑解惑的目的，甚至会造成严重的后果，没有任何实用性可言。因此，任何入选题材都必须经过严格筛选、精深加工和反复审核，尤其是对事实和数据更应该下足“去粗取精、去伪存真”的工夫，确保其真实可靠，能够让读者放心引用或直接用做参考。第三，要尽可能简明扼要。啰嗦累赘的文字表达并不实用，在尽可能小的篇幅里容纳尽可能多的信息，对于读者来说才是经济实用的。这就要尽量榨干水分，浓缩文字，删去一切可有可无的字、词、句，实现年鉴资料的言简意赅、文约事丰。
结束语：研究年鉴的资料性，探讨增强年鉴资料性方法的主要目的，是为了充实年鉴的内容，彻底改变部分年鉴内容单薄、资料形式单一、表现手法单调的落后面貌，提高年鉴的使用价值。而要达此目的，就必须通过把握好一、二、三次文献的比例关系，把握好本地、本专业领域信息资料与相关地域、相关专业领域信息资料的关系，把握好年度性资料与历时性、前瞻性资料的关系，强化年鉴的资料性，大面积充实年鉴内容，并从内容、形式两个方面增强年鉴的实用性，提高年鉴的有效信息含量，使年鉴真正成为内容丰富、表现形式多样的权威性资料工具书。
【作者：中国版协年鉴工作委员会主任 许家康】
