浅谈强化年鉴信息功能的途径

年鉴，是信息载体，把我国年鉴办成信息产业，为社会主义市场经济服务，这是年鉴发挥其信息载体功能的基本方向。积累、传播和交流信息，既是年鉴的基本功能，也是年鉴的根本属性。现代科学技术发展日新月异，各行各业离不开信息。决策要以信息为基础，掌握信息的多少，以及能否及时、准确、完整地获取信息，是工作成败的关键。年鉴要在市场经济竞争中有存在的价值，就要充分强化其信息功能。因此，笔者认为，要强化年鉴的信息功能，主要应该在信息的“多、快、真、全”四个字上下工夫。

一、在“多”字上求含量

所谓“多”，即增大信息的密度。年鉴信息量的多少，是衡量年鉴质量高低的重要标准。年鉴工作者要用适中的篇幅，最大限度地收录、记载尽可能多的有用信息。一是恰当设置条目，有的年鉴有不少条目多年来一贯制，文字表述基本相同，只是换了新的数字而已，使信息量大大减少。条目应根据其重要程度、信息量多少等因素设置。要选录本地域内一年有影响的重大事件、重大活动以及各行各业、各领域有重大意义的新进展、新成果、新信息、新理论等内容设置条目，一般性的行业工作会议、日常工作及没有影响的事件则不宜设条目。二是灵活运用图表、补白。如果能将文字条目中部分系列性、对比性较强，且又比较集中的数字改用表格形式显示，可以大大节省篇幅，加大有效信息密度。在版式设计中，应充分利用大部分空余的版面刊载必要的附录，尽量扩大信息量。三是提倡写实文风。所记载的事件或工作，都要用具体的事实或数字来说明，而不必空发信息量很少的议论。要浓缩掉那些空话、套话及与主题无关的内容，用最简洁的文字、最密集的数据，提供富有价值的信息。如“在……正确的领导下”，“搞好这项工作，对促进全市经济建设具有重要意义”等类似的语句都应去掉。空话、套话连篇，势必冲淡有用信息，减少信息含量。

二、在“快”字上求新颖

所谓“快”，即加快信息的传播速度。现代社会要求信息载体运行速度快，速度越快，信息价值越高。年鉴除有存史以资借鉴的功用外，主要还是为现实服务。如果一部年鉴拖至第二年才出版发行，那么所刊载的信息已是两年前的旧闻，很难与现实的政治生活、经济建设联系起来，相应降低了信息的现实价值。迅速、及时并不断获得变幻莫测的信息，才能取得事半功倍的效果。因此要采取多方面的措施，缩短年鉴出版周期，加强年鉴的时效性。一是建立一支相对稳定的高素质的撰稿人队伍。选取政治素质高、文字功底扎实、责任心强的人担任撰稿人。编辑部应加强同撰稿人的联系，通过办培训班、评选优秀稿件等活动，提高他们的年鉴写作水平，增强信息意识，调动其撰稿的积极性，保证稿件的及时收集。二是变被动收集资料为主动获取信息。年鉴资料不能满足于“等”、“靠”撰稿人的提供，编辑要主动去收集信息，获取信息，才能保证信息及时传播。《耒阳年鉴》编辑部在这方面作了有益尝试。凡是本地的重大活动、重要事件、重要会议等，都派出专人去抢新闻、拍照片，获取文字和照片资料。耒阳举办、承办的一系列活动，如：全国舞龙精英赛、全国篮球甲B联赛、中国蔡伦科技发明节、中国（耒阳）农耕文化节，以及境内发生的重大洪灾，召开的党代会、人大会、政府换届选举会等，都抢拍一整套完整的照片资料，为编辑年鉴准备了充分的资料，赢得了时间。三是运用现代化手段加快编辑速度。随着信息时代的到来，要求现代产业各部门采用高效能的生产工具，最大限度地压缩单位工作时间，而计算机技术是人类迄今为止所掌握的用以处理信息的最有效、最高级的工具。目前已有许多年鉴部门引入电子计算技术，“以机代笔”，将收集资料、存储信息、编辑加工、排版印刷等工序通过计算机来实现，《耒阳年鉴》编辑部现在也开始采用电脑编辑，减少了去印刷厂校对环节。编辑实行电脑写稿改稿，大大提高了工作质量和效率，缩短了年鉴出版周期，信息传播速度得以加快，保证了信息的新颖性。

三、在“真”字上求准确

所谓“真”，即加强信息的真实性、准确性。年鉴是政府公报性、年史性的出版物，具有权威性、导向性。不真、不准的信息不能载入年鉴，否则不但起误导作用，也失去了年鉴作为一地之“鉴”的价值。因此，在编纂中要始终坚持实事求是的科学态度，严格把关。一是编辑把关。编辑人员对信息的来源要把关，对收集的信息要去伪存真，严格筛选，认真权衡信息的可信程度，并经撰稿人和单位核实。二是总纂把关。总纂总汇信息时，要全面、仔细地分析信息的准确性，剔出不同部类中相同信息的矛盾之处及有疑问的数据，特别是一些数据的矛盾，如前后不同，文表不一，分数与总和不符等，交给编辑去反复核对，多方求证。三是审核把关。凡是数据资料都应交市统计局核实，确保其准确性、合法性。通过以上环节的严格把关，保证了信息的权威性。

四、在“全”字上求完整

所谓“全”，即保证信息的全面性。只有全面、系统的信息，才能给人以完整的概念，深刻的印象，把握事物的全局。要获得全面、系统的信息，就要求保持信息的稳定性和连续性。一是保证框架结构的稳定性。框架结构一经确定后，应保持其相对稳定，这样也才能保证信息的系统、完整。对发展变化中的事物，可在保持整个框架基本稳定的情况下，设置可变条目反映各部门、各事物变化与发展的动态信息。二是保持数据的连续性。年鉴作为连续出版的年刊，其统计数据是系列的资料库，应保持一定的连续性，特别是有关全局的数据、整体的数据、宏观的数据，收录一定要全，才有价值。我们在编纂《耒阳市情》查阅年鉴中反映本地近几年各行各业发展变化的情况时，就是因为一些年份数据残缺，无法比较，不得不费时费力去重新收集。三是坚持收录内容的广泛性。收录的信息既要全面，也要广泛，广泛的信息才能给人以整体感，其内容可以涉及各行各业，如可以载入机构信息、决策信息、管理信息、资源信息、流通信息、科教信息、服务信息、人物信息、职官信息等，以满足不同领域、不同层次的人的需要，提高信息的利用率。总之，全面、系统、广泛的信息，纵可比，横可鉴，比之单项的、零打碎敲的零星信息的价值要高得多。